Teknoware Oy
Yhdessä oppimalla saumattomaan yhteistyöhön
Teknowaren toiminnan laajeneminen ja henkilöstömäärän kasvu tekivät palkkahallinnon ulkoistamisesta välttämättömän. Yhteistyö Rantalaisen kanssa aloitettiin kartoittamalla toiminnassa olevat erikoispiirteet. Aktiivinen keskusteluyhteys puolin ja toisin mahdollisti sen, että yhteistyöstä kehittyi nopeasti luottamuksellinen ja toimiva kumppanuussuhde.
Yritys
Teknoware Oy on vuonna 1972 perustettu yritys, jonka liiketoiminta muodostuu valaistus- ja sisustusratkaisuista julkiseen liikenteeseen sekä turvavalaistusjärjestelmistä julkisiin kiinteistöihin sekä loistoristeilijöihin. Liikevaihto vuonna 2019 oli noin 57M€ ja henkilöstöä on noin 300 henkilöä.
Palvelu ja ohjelmisto
Rantalainen hoitaa kaikki Teknowaren palkkahallintoon liittyvät asiat. Lisäksi Rantalainen tekee Teknowarelle matkalaskujen tarkastusta sekä kirjanpidon töitä. Palkkahallinnon ohjelmistona on Personec W.
Haaste
Yrityksen palkkahallinnon työtehtävämäärä oli kasvanut liian isoksi oman henkilön hoidettavaksi.
Ratkaisu
Rantalaiselta muodostettiin räätälöity palkkahallinnon asiantuntijoiden tiimi toteuttamaan Teknowaren yksilöllisiä tarpeita.
Rantalaisen paikallisuus ja osaaminen vakuutti
”Kun talo oli kasvanut jo aika isoksi, myös palkanlaskennan kokonaisuus alkoi kasvamaan siinä määrin mittavaksi, että sitä oli hyvin haasteellista yhden työntekijän hoitaa. Lisäksi huolta aiheutti se, ettei kukaan pysty 100 % takaamaan tulevansa huomennakin paikalle. Halusimme turvata sen, että jos meidän palkanlaskijamme sairastuisi tai jotain muuta tapahtuisi eikä hän olisi paikalla laskemassa palkkoja, emme ole tällaisissa tilanteissa yhden henkilön varassa. Kun kyse on palkoista, on ne hoidettava aina ajallaan.” Teknowaren henkilöstöpäällikkö Marjut Parviainen kertoo.
Rantalainen valikoitui yhteistyökumppaniksi Teknowarelle laajan osaamisensa sekä läheisen sijaintinsa vuoksi. Sijainti helpotti palvelunaloitusta huomattavasti, kun tapaamisia pidettiin säännöllisesti.
”Se oli iso etu, että olimme samassa kaupungissa, kun aloitettiin. Palavereita käytiin alussa viikoittain läpi kasvotusten ja sähköpostit viuhuivat puolin ja toisin. Loppupeleissä taisi toinenkin yritys olla tarjoamassa palveluaan, mutta totesimme että Rantalaiselta saamme laajasti palveluita ja ennen kaikkea osaamista.” Parviainen lisää.
Kumppanuuden alkuvaihe oli yhdessä oppimista
Teknowaren palkkahallinnon tiimin muodostavat Rantalaisen palkanlaskijat Henna Nieminen, Silja Martikainen sekä liiketoimintajohtaja Raija Luostarinen. Palvelunaloituksen alkuvaihe oli tietynlaista yhdessä oppimista, kun huomioon tuli ottaa Teknowaren erityispiirteet, kuten yrityksen oma urakkapalkkalaskenta.
”Alkuvaihe oli yhdessä opiskelua, mutta onneksi tämä meille nimetty tiimi jaksoi iloisesti painaa hommia, eikä toivottavasti ainakaan monena yönä menettänyt yöuniansa. Se, että kävimme viikoittain palavereja Rantalaisen tiloissa, joissa Henna ja Silja olivat jo valmiiksi valmistelleet asialistan selvitystä vaativista asioista, helpotti kaikkien työtä. Luottamus puolin ja toisin oli heti erittäin hyvällä tasolla. Jos huomattiin virheitä, korjattiin ne aina välittömästi kuntoon.” Parviainen muistelee.
”Runsas tapaamisten määrä oli tässä tapauksessa välttämätöntäkin, jotta yhteistyö saatiin nopeasti halutulle tasolle. Lisäksi Teknowaren puolelta prosessiin osallistui henkilöitä tuotannon puolelta, mikä selkeytti kokonaisuuden hahmottamista.” Rantalaisen liiketoimintajohtaja Raija Luostarinen toteaa.
” Yhteistyömme on sujunut todella hyvin. Välillä sitä unohtaa, että Henna ja Silja ovat Rantalaisen palkkalistoilla. Heitä pitää ihan oman tiiminsä jäseninään. Oma tiimini on siis tässä tapauksessa ulkoistettu.”
–Marjut Parviainen, henkilöstöpäällikkö, Teknoware Oy
Palkkahallinnon ulkoistaminen Rantalaiselle jäntevöitti sisäisiä toimintamalleja
Yhteistyö Rantalaisen kanssa palkanlaskennassa toi Teknowaren sisäisiin toimintamalleihin ja aikatauluihin järjestelmällisyyttä.
”Se on säästänyt aikaa ja on jäntevöittänyt meidän sisäistä toimintaamme, kun on tietyt aikarajat ja sabluunat, joiden mukaisesti toimimme. Henkilöstö oli tottunut siihen, että kun oli oma ihminen palkanlaskennassa yrityksen sisällä, niin häneltä pystyi viime tipassa pyytää muutoksia, jolloin päivät venyivät niitä selviteltäessä. Tämä ratkaisu on ollut täysin oikea meidän puoleltamme.” Parviainen toteaa.
”Voin suositella Rantalaista kaikille sellaisille yrityksille, jotka harkitsevat palkkahallinnon ulkoistamista. Omat kokemukseni ovat olleet todella positiivisia ja yhteistyö on sujunut todella hyvin. Voin luottaa siihen, että mitä tahansa palkkahallinnon asioissa tulee vastaan, se on hoidossa.” Parviainen päättää.
