Teknoware Oy
Lärande tillsammans för sömlöst samarbete
Expansionen av Teknowares verksamhet och ökningen av antalet anställda gjorde det nödvändigt att externalisera löneadministrationen. Samarbetet med Rantalainen inleddes med att kartlägga verksamhetens särdrag. Den aktiva ömsesidiga kommunikationen gjorde att samarbetet snabbt kunde utvecklas till en förtroendefull och effektiv partnerrelation.
Företaget
Teknoware Oy grundades 1972 och har verksamhet inom belysnings- och interiörlösningar för kollektivtrafik samt säkerhetsbelysningssystem för offentliga byggnader och lyxkryssare. Omsättningen 2019 uppgick till cirka 57 miljoner euro och antalet anställda var cirka 300.
Tjänster och programvara
Rantalainen tar hand om Teknowares alla frågor med anknytning till löneadministration. Dessutom gör Rantalainen kontroller av reseräkningar samt bokföringsarbeten åt Teknoware. Löneadministrationsprogrammet som används är Personec W.
Utmaning
Företagets mängd arbetsuppgifter inom löneadministration hade vuxit sig för stor för en person att hantera.
Lösning
Hos Rantalainen skräddarsydde man ett team av experter på löneadministration för att genomföra Teknowares individuella behov.
Rantalainens lokala närvaro och kompetens övertygade
”Eftersom företaget redan hade vuxit sig ganska stort, började helheten med löneadministration bli så pass omfattande att det var mycket utmanande för en person att hantera den. Ett annat problem var att ingen kan garantera till 100 procent att de kommer att vara på plats nästa dag. Vi ville försäkra oss om att ifall vår löneadministratör skulle bli sjuk eller om något annat skulle hända, och hen inte skulle vara på plats för att göra lönerna, skulle vi i sådana situationer inte behöva förlita oss på bara en person. När det är fråga om löner, måste arbetet göras i tid”, säger Teknowares personalchef Marjut Parviainen.
Rantalainen valdes till Teknowares samarbetspartner tack vare sin gedigna kompetens och lokala närvaro. Läget gjorde det mycket lättare att implementera tjänsten, eftersom möten hölls regelbundet.
”Det var en stor fördel att vi befann oss i samma stad när vi började. I början hade vi möten ansikte mot ansikte varje vecka och e-postmeddelanden skickades fram och tillbaka ideligen. I slutändan fanns det ytterligare ett företag som erbjöd sina tjänster, men vi konstaterade att Rantalainen erbjuder ett brett utbud av tjänster och framför allt kompetens”, tillägger Parviainen.
Den inledande fasen av partnerskapet handlade om att lära sig tillsammans
Teknowares löneadministrationsteam består av Rantalainens löneräknare Henna Nieminen, Silja Martikainen samt affärsverksamhetsdirektör Raija Luostarinen. Den inledande fasen av implementeringen av tjänsten innebar ett visst mått av gemensamt lärande, med hänsyn till Teknowares särdrag, till exempel dess egen ackordlöneräkning.
”Den inledande fasen bestod av gemensamt lärande, men lyckligtvis orkade det team vi tilldelades glatt jobba på, och förhoppningsvis förlorade de inte många nätters sömn. Det faktum att vi hade veckomöten i Rantalainens lokaler, där Henna och Silja redan hade förberett en dagordning med frågor som skulle betas av, gjorde allas arbete enklare. Det ömsesidiga förtroendet var omedelbart på en mycket god nivå. Om fel upptäcktes, korrigerades de alltid omedelbart”, minns Parviainen.
”I det här fallet var det också nödvändigt med ett stort antal möten för att snabbt få upp samarbetet till önskad nivå. Dessutom var personer från Teknowares produktionssida involverade i processen, vilket gjorde det lättare att se helheten”, säger Raija Luostarinen, Rantalainens affärsverksamhetsdirektör.
”Vårt samarbete har gått riktigt bra. Ibland glömmer man bort att Henna och Silja är anställda på Rantalainen. Du ser dem som medlemmar i ditt eget team. I det här fallet är mitt team externaliserat.”
Marjut Parviainen, HR-chef, Teknoware Oy
Externalisering av löneadministrationen till Rantalainen gjorde de interna verksamhetsmodellerna smidigare
Samarbetet med Rantalainen kring löneadministrationen har inneburit mer systematiskhet till Teknowares interna verksamhetsmodeller och tidtabeller.
”Det har sparat tid och effektiviserat vårt interna arbete, eftersom vi har vissa deadlines och schabloner att arbeta efter. Personalen var van vid att ha en dedikerad person på löneadministrationen inom företaget, som kunde bli ombedd att göra ändringar i sista minuten, vilket innebar att dagarna blev längre då problemen reddes ut. Denna lösning har varit helt rätt för oss”, konstaterar Parviainen.
”Jag kan rekommendera Rantalainen för alla företag som funderar på att externalisera sin löneadministration. Mina egna erfarenheter har varit mycket positiva och samarbetet har gått riktigt bra. Jag kan lita på att alla lönefrågor som dyker upp kommer att hanteras”, avslutar Parviainen.
