Hur är det att jobba på ekonomiförvaltnings- och löneadministrationsbranschen och hurdana arbetsuppgifter ingår i arbetet? I denna artikelserie berättar vi om olika experternas jobb inom ekonomiförvaltnings- och löneadministrationsbranschen och hur en vanlig arbetsdag kan se ut.
Lönekonsultens arbetsdag
8.30 början av arbetsdagen
Rantalainen erbjuder flexibla arbetstider vilket innebär att man kan börja arbetsdagen då det passar ens eget schema mellan kl. 06.00 och 10.00. Med hjälp av flexibla arbetstider är det möjligt att ta pauser mitt på arbetsdagen, till exempel för att ta barnen till dagis eller att gå till gymmet på morgonen.
Hos Rantalainen kan man jobba flexibelt på kontoret eller på distans. Många lönekonsulter gillar möjligheten till distansarbete, särskilt för uppgifter som kräver koncentration och precision, såsom att utarbeta rapporter och tolka kollektivavtal. För att stödja distansarbete erbjuder Rantalainen sin personal möjligheten att beställa hem ett elektriskt skrivbord och en ergonomisk arbetsstol.
8.30–9.00 planera dagen och göra en lista av arbetsuppgifter
Arbetsdagen för en lönekonsult börjar ofta med att planera dagen, alltså göra en lista över dagens uppgifter och gå igenom e-post.
Löneadministrationen har en del specifika inlämningsdatum för material som måste följas. Förutom att hålla sig till ens eget schema så måste kunderna också hålla sig till sina och om kunden inte har skickat något nödvändigt material när förfallodagen närmar sig ska man kontakta kunden. I denna roll är det viktigt att ha ett proaktivt och kundorienterat arbetssätt.
9.00–9.15 morgonkaffe
Gemensamma kaffestunder är en viktig del av gemenskapen för många, både på distans och på kontoret. På Rantalainens kontor finns förutom kaffe och te även mellanmål som frukt.
9.15–9.45 kundmöte eller annan kommunikation med kunden
Lönekonsulterna har nära kontakt med sina kunder och vid behov bokas möten för att gå igenom vissa frågor, till exempel för att effektivisera kundens löneadministrationsprocesser. Med större kundrelationer hålls regelbundna möten i enlighet med Rantalainens kundrelationsmodell, annars håller man kontakt med kunderna regelbundet via e-post och telefon.
9.45–9.55 pausgympa
Rantalainen satsar på personalens välmående och personalförmånerna inkluderar Cuckoos pausgympatjänst där det finns massor av korta träningspass för att främja sinnets och kroppens välbefinnande. På många kontor finns det även träningsutrustning som träningspinnar, -bollar och elastiska band med vilka man kan stretcha och röra på kroppen under arbetsdagen.
10.00–11.30 jobb
Arbetsuppgifterna för en lönekonsult inkluderar till exempel att förbereda rapporter, tolka kollektivavtal, tolka olika lagar, svara på kundfrågor, redovisningsarbete samt förbereda och skicka månatliga myndighetsrapporter. Att arbeta i en expertroll innebär också mycket kundkonsultation. En lönekonsult kan med sin expertis stödja sina kunder i många frågor som rör personalen och utvecklingen av affärsverksamheten.
Verktyg som används i löneadministrationens arbete är olika lönesystem där själva löneräkningen sker och arbetstidsövervakningssystem varifrån arbetstider överförs till lönesystemet, samt Excel. Systemkompetens är en viktig del av löneadministrationens arbete och det är viktigt att underhålla och utveckla sin kompetens. Rantalainen erbjuder många interna och externa utbildningar med vilka man kan underhålla sitt kunnande. Kompetensen kan också utvecklas genom PHT-examen och utbildningen som ingår i den. Rantalainen ger stöd för examen och preparandkursen samt belönar för den slutförda examen.
Hos Rantalainen kan lönekonsulter också specialisera sig på företag av en viss storlek eller bransch, ett visst system eller till exempel på löne- eller HR-kompetens hos internationella kunder.
11.30–12.00 lunch
De flesta team samlas minst en gång i månaden för en teamlunch. Det finns alltid sällskap för lunch på kontoren annars med. Kontoren är centralt belägna och det finns en eller flera lunchrestauranger nära de flesta kontor. Dessutom har kontoren trivsamma kök och matsalar för att äta lunch på kontoret.
13.00–14.00 teammöte
Hos Rantalainen brukar lönekonsulter ha ett teammöte varje vecka där aktuella frågor, eventuella kommande interna och externa utbildningar samt kundsituationen diskuteras.
Enligt teamet hålls möten på kontoret, på distans eller både och. I vissa team bor teammedlemmar i olika delar av Finland, och då är distansmöten den vanligaste praxis. Många team försöker dock ha en gemensam teamdag på kontoret, till exempel en gång i månaden.
Utöver teammötet har lönekonsulter nära kontakt med sina kollegor via Teams. Via Teams är det till exempel möjligt att bolla kundärenden och att be om och erbjuda hjälp. Löneadministrationens arbete är verkligen teamorienterat och det finns mycket samarbete med kollegor, även om en stor del av kundrelationerna hanteras själva.
14.00–14.15 eftermiddagskaffe
14.15–16.00 jobb
Arbetstakten inom löneadministrationen är relativt stabilt under hela året och det finns ingen speciellt hektisk period. Det finns dock viss säsongsvariation, till exempel finns det många rapporter att förbereda i början av året inför bokslutet och innan sommaren finns det mer jobb gällande semesterpengar och -löner än vanligt. Dessutom har kunderna alltid vissa avlöningsdagar och då finne det lite mer att göra.
Under de mest hektiska tider underlättas arbetet av bland annat mötesfria fredagar och möjlighet att arbeta övertid vid behov.
Under de lugnare tider kan man till exempel fokusera på särskilda rapportförfrågningar, utveckla kundens löneadministrationsprocess och lämna ett förslag om det till kunden, effektivera sina arbetssätt och hjälpa kollegor. När det är lugnare på jobbet går det även bra att ta fredagen ledigt om man till exempel vill ta ut saldotimmar som ackumulerats under de mer hektiska tiderna.
16.00–16.30 slutet av dagen
I slutet av dagen brukar arbetsuppgifter inkludera lättare uppgifter, som att gå igenom e-post och uppdatera sin kalender, samt att ta hand om de sista sakerna på dagens att göra-lista.
De flexibla arbetstider som Rantalainen erbjuder hjälper till att kombinera arbetet med andra aspekter av livet. Exempelvis kan man ta hand om saker under arbetsdagen, till exempel skjutsa barnen till sina hobbyer, ta husdjuret till veterinären eller åka till frisören. Dagens kvarstående arbetsuppgifter kan slutföras till exempel senare under samma dag eller genom att arbeta en något längre arbetsdag en annan dag.
