Digital ekonomiförvaltning

Har du redan bytt till e-fakturering? EU:s e-faktureringsdirektiv och e-faktureringslagen tvingar även små företag att bli mer digitala. Men oroa dig inte, vi hjälper dig med det. Vi på Rantalainen har moderna lösningar och vi kan ta hand om digitaliseringen åt dig.

Fördelar med digital ekonomiförvaltning

Digitaliseringen ger effektivitet i den ekonomiska processen. Du behöver inte ha separata faktureringsprogram för att skicka försäljningsfakturor, utan faktureringen sker från samma system som en del av hela ekonomiförvaltningen. Digital ekonomiförvaltning och cirkulation av inköpsfakturor är enkelt, och du behöver inte skicka kvitton till oss i slutet av månaden.

Tid och pengar sparas. Tid sparas eftersom den inte går åt exempelvis till arkivering av kvitton och verifikationer eller att leverera dem till redovisningsbyrån. När inköps- och försäljningsfakturor dirigeras som e-fakturor till bokföringsprogrammet färdas de till mottagaren snabbare än brevpost. Dessutom undviker mottagaren de flesta kontors- och faktureringsavgifter.

Digital ekonomiförvaltning är oberoende av plats och tid. Moderna bokföringsprogram kan användas med webbläsare eller mobilt. Digital ekonomiförvaltning möjliggör bland annat betalning av inköpsfakturor och utskick av försäljningsfakturor från sommarstugan eller från utlandet.

Den ekonomiska informationen är i realtid och alltid tillgänglig i molntjänst. När kvitton för bokföring och löneräkning förvaras i molntjänsten, kan man bläddra igenom dem när som helst. Om din kund frågar efter en kopia på försäljningsfakturan, hittar du den enkelt i ditt eget bokföringsprogram just där och då. Realtids ekonomiska information är grunden till beslutsfattande i affärsverksamhet.

Samarbete fördjupas och förenklas. Med hjälp av digital ekonomiförvaltning blir samarbetet med bokföringsbyrån ännu djupare eftersom kunden och bokföringsbyrån ser samma saker i programmet.

Programvaror för redovisning och ekonomiförvaltning

Redovisnings- och ERP-system som vi känner till inkluderar:

Visma Fivaldi
Visma Netvisor
Procountor
Lemonsoft
Heeros
KOHO Sales
Fennoa

Andra programvaror inom ekonomiförvaltning:

Netbaron
L7
Movenium
NetSuite
Sonet Premium
Microsoft Dynamics AX
Microsoft Dynamics AX
Adminet

Andra programvaror inom löneadministration:

CGI Palkat
Mepco, Mepco HRM och Mepco Pro
Aditro W (Personec W)
Heeros

Dessa är exempel på programvaror som vi har använt. Tveka inte att fråga oss om vi har erfarenhet om den programvaran du använder eller vilken programvara inom ekonomiförvaltning skulle passa ditt företag.

Läs om våra automatiserings- och integrationstjänster.

Övergång till digital ekonomiförvaltning

Våra applikationsexperter och kundrelationschefer ger objektiva råd om att välja rätt programvara, oavsett om det är ett bokföringsprogram, ett verktyg som underlättar arbetstidsregistrering eller annat liknande. Vi erbjuder de bästa programvarulösningarna i branschen för ekonomiförvaltning och verksamhetsstyrning.

Kostnader för digital ekonomiförvaltning

Digitaliseringen gör ekonomiförvaltningen mer mätbar jämfört med den traditionella pappersmodellen, där registreringen av kvitton sker från utskrifter. Med digital ekonomiförvaltning sparas en stor del av arkiveringstiden med hjälp av automatisering. Den slutliga programvarukostnaden beror på den valda programvaran, dess omfattning och användningsbehov.

Det finns olika prismodeller för programvaror och det viktigaste att ta i beaktning i val av programvara är företagets behov. På Rantalainen har vi bra inblick i olika programvarornas lämplighet för olika branscher och vi berättar gärna mer om de implementerade lösningarna och programvaruprissättningen.

Kontakta oss för mer information! Kolla även in våra lönetjänster.

Vanliga frågor

Varför ska mitt företag övergå till digital ekonomiförvaltning?

Hur digitaliseras ekonomiförvaltning?

Digitaliseringen av den ekonomiska processen är framför allt en evaluering av egna arbetssätt. Först ska man granska hur man arbetar i ekonomiprocesser och om verksamhetsmetoderna ska elektrifieras som de är nu eller om verksamhetsmetoderna skulle behöva uppdateras för att göra dem smidigare i samband med elektrifieringen.

Under idealiska förhållanden i automatiseringen av ekonomiförvaltning flödar all information genom hela processen i elektronisk form. Den elektroniska processen avslutas med drill-down-rapportering då siffrorna kan granskas ner till kvitton.

Rantalainen har många kunder vars egna system, till exempel order- eller affärsresursplaneringssystemet, för in information i ekonomiförvaltningssystemet. För detta har ekonomiförvaltningsprogram nuförtiden färdiga integrationer som kan användas i den digitala processen.

Var ska man börja med digitaliseringen av ekonomiförvaltning?

Digitaliseringen ska påbörjas i samarbete med en redovisningsbyrå och ägna särskild uppmärksamhet åt rutinerna för ekonomiförvaltningen som tar mest tid i företaget och är kritiska för affärsverksamheten. Till exempel kan försäljningsfakturering göras enklare genom att importera informationen från fakturakällan till programvaran med hjälp av ett gränssnitt eller genom att implementera integration av inkasso eller factoringfakturering.

Våra säljare hjälper gärna till med frågor som rör digitaliseringen. Om du redan är kund hos oss kan du kontakta din egen kontaktperson.

Hur väljer jag rätt programvara för mitt företag för att digitalisera ekonomiförvaltningen?

När man jämför och väljer programvara är en kunnig partner viktig. Valet av programvara för ekonomiförvaltning baseras på behoven i företagets verksamhet. Rantalainen erbjuder de bästa programvarulösninga för ekonomiförvaltning och löneadministration.

Våra säljare hjälper gärna till med frågor som rör digitlaiseringen. Om du redan är kund hos oss kan du kontakta din egen kontaktperson hos Rantalainen.

Hur mycket kostar programvaran för ekonomiförvaltning för mitt företag?

När du utvärderar kostnaderna för digital ekonomiförvaltning bör du även beakta din egen arbetsinsats i ekonomiförvaltningen och prissätta den.

Idag behöver företag inte skaffa egen programvara, utan de fungerar som delade molntjänster med redovisningsbyrån.

Programvara för ekonomiförvaltning som tillgodoser de grundläggande behoven i små och medelstora företagens försäljnings- och inköpsreskontra kostar som billigast cirka 30 euro per användare per månad.

Rantalainen beräknar ett realistiskt pris för programvaran och implementeringskostnaderna.

Hur implementeras programvaran för digital ekonomiförvaltning?

För implementeringsprojektet definieras direkt i början en huvudansvarig applikationsexpert från Rantalainen och ett realistiskt schema som vanligtvis är 1–2 månader.

Under denna tid organiseras öppnandet av programvaran, användarkonfigurationer, registerkörningar, adressändringar, bank- och nätfaktureringsanslutningar, integrationskonfigurationer, testkörningar och nödvändig användarutbildning. Mindre projekt, som aktivering av nätfakturering, hanteras med ett snabbare schema vid behov.

Det är viktigt att notera att ett framgångsrikt implementeringsprojekt kräver engagemang från företaget. Vanligtvis ju mer du fokuserar på att lära dig och implementera programvaran, desto bättre tjänar den företaget och desto fler besparingar kan du uppnå på lång sikt.

Var kan jag få hjälp och utbildning för programvaran efter implementering?

Mitt företag använder redan en programvara för ekonomiförvaltning. Hur kan jag automatisera ekonomiförvaltningen?

Ekonomiförvaltning

Skicka och ta emot nätfakturor
Aktivera standardkostnadsställen, -fakturering, -faktureringscykler och automatisk betalning
Definiera standardvärden för produkter och kunder, till exempel standardbetalningsvillkor, -prislistor och -leveranssätt
Använd verktyg för avtalsfakturering och automatisk sändning med försäljningsfakturor
Använd integrationen för att få in faktureringsunderlaget i systemet (till exempel använda timmar, använt material, kontraktspris, delbetalningar, order, projekt)
Använd den mobila kvittokameraapplikationen och utnyttja kontrolldata samt smarta kvitton för automatisk behandling
Hantera inkassoorder och factoringfakturering direkt i ekonomiförvaltningsprogrammet
Implementera integrationen av webbshop och försäljning via kontanter och betalkort i programvaran för ekonomiförvaltning
Gör arkiveringen elektroniskt så att du enkelt kan hitta fakturor, kvitton och bokslut. Du arbetar ekologiskt och kostnadseffektivt genom att minska pappersanvändningen och slöseriet som orsakas av kopiering, transport, arkivering och sökning efter papper.
Dra nytta av de färdiga erbjudandena, order- och lagerhanteringssektionerna i ekonomiförvaltningsprogrammen

Löneadministration

Dra nytta av överföring av arbetstid- och frånvaroposter, t.ex. semester och sjukdagar, till löneräkning med integration eller med hjälp av en makroarbetsbok. Arbetstidsuppföljningsprogrammet kan ha färdiga kollektivavtalstolkningar och programmet kan även tjäna andra affärsändamål, såsom skiftplanering eller övervakning av användningen av ett material eller arbetsredskap och registrering av faktureringsinformation
Hantera rese- och kostnadsräkningar elektroniskt
Inför elektroniska godkännandecirkulationer för godkännande av timmar och löneutbetalningar
Använd onlinelön, dvs ett elektroniskt lönebesked

Rapportering

Använd mobil och detaljerad realtidsrapportering, som Rantalainen BI-rapporteringstjänsten. Informationen förs in i rapporteringen direkt från det elektroniska systemet och kan undersökas djupgående i tjänsten, vilket ökar uppgifternas informationsvärde. Data som är användbar för interna beräkningar kan också importeras till BI-tjänsten från andra system som arbetstidsspårning. Utöver ekonomisk rapportering ingår HR- och budgetsektioner i tjänsten.