Suomen Palloliitto
Yli 300 kustannuspaikkaa vaatii tehokasta raportointia
Suomen suurimman urheilun lajiliiton, Suomen Palloliiton, tilitoimistoksi valikoitui Rantalainen. Käyttöön otettiin myös Rantalainen BI -raportointijärjestelmä.
Yritys
Suomen Palloliitto on Suomen suurin urheilun lajiliitto. Sen alla toimii melkein 900 seuraa, ja pelaajia liittoon kuuluu yli 136 000. Vuoden 2019 liikevaihto oli 23 M€.
Palvelu ja ohjelmisto
Suomen Palloliitolla on käytössä Rantalainen BI, johon käyttäjätunnuksia on 40 käyttäjälle.
Haaste
Tilitoimiston kilpailutuksen ja vaihdon yhteydessä aiemmin käytetty kokonaisvaltainen taloushallinnon ohjelmisto jäi pois käytöstä. Isossa yhdistyksessä, jossa kustannuspaikkoja on jopa 300 erilaista, on taloushallinnon ja raportoinnin automatisoinnilla suuri merkitys.
Ratkaisu
Rantalainen BI otettiin käyttöön sen muokkautuvuuden vuoksi. Myös joustavuus ja räätälöitävyys yhdistyksen tarpeisiin oli olennaista. Netvisor-rajapinnan löytyminen valmiiksi järjestelmästä nopeutti prosessia.
Yhdistyspuolen tuntemuksesta apua
Kun Suomen Palloliitto kilpailutti vuonna 2019 tilitoimistonsa, nousi Rantalaisen vankka kokemus yhdistysasiakkaista merkittäväksi tekijäksi.
”Rantalainen teki hyvän vaikutuksen ja oli yhdistyspuolella iso jo ennestään”, Palloliiton talouspäällikkö Jonna Vaarnanen muistelee.
Uutta tilitoimistoa etsittiin, sillä Palloliitolla oli käynnissä Seurojen Palloliitto -kehitysohjelma. Tässä projektissa kaikki Suomen 11 piiriä siirrettiin yhden keskusjärjestön alle, yhdeksi organisaatioksi.
Käyttöön otettiin Rantalainen BI, johon tuotiin Rantalaisen tiimin puolesta yleisimmin käytetyt raportit.
”Siirtyminen uuteen tilitoimistoon ja ohjelmistoon oli laaja projekti, ja BI:n käyttöönotto jäi ensin hieman alemmalle sijalle prioriteettilistalla. Käyttöönotto sujui kuitenkin hyvin, kun sen pariin pääsimme”, kertoo Vaarnanen. ”Teimme muutamassa kierroksessa korjauksia ja lisäsimme raportteja, ja nyt meillä on todella toimiva järjestelmä.”
Automaatio vapauttaa resursseja
Vaarnanen toteaa, että Business Intelligence -järjestelmä on laajassa toiminnassa aivan ehdoton.
”Meillä on yli 300 kustannuspaikkaa, joten kyllä tällainen järjestelmä on pakko olla. Järjestelmä helpottaa huomattavasti talouden seurantaa.”
Palloliitolle luotiin vielä erikseen aikaa säästävät pikalinkit niihin raportteihin, joita tarvitaan hallitukselle esitettäviin materiaaleihin. Myös käyttäjittäin räätälöidyt raportit saa entistä helpommin tilattua yksittäiselle käyttäjälle.
”Tiimini on myös oppinut käyttämään Rantalainen BI -järjestelmää hyvin, ja käyttävätkin sitä paljon. Se tuo selvästi aikasäästöä”, Vaarnanen summaa.
”Meillä on yli 300 kustannuspaikkaa, joten kyllä tällainen järjestelmä on pakko olla. Järjestelmä helpottaa huomattavasti talouden seurantaa.” Jonna Vaarnanen, Talouspäällikkö, Suomen Palloliitto
Kaikki samassa järjestelmässä
Palloliitolla käytössä olevat raportit painottuvat vahvasti tulokseen.
”Olemme yhdistys, eikä meillä ole erillistä tuotemyyntiä. Ainakin omalla kohdallani kustannuspaikkakohtainen tai toimintokohtainen tulos on se, mitä kuukausitasolla seurataan”, kertoo Vaarnanen.
Seurojen Palloliitto -projektin myötä tulosta seurataan myös alueittain. Uusimpana mukaan on otettu myös HR-raportointi, joka on linkitetty Mepcoon.
Myös ennustaminen ja budjetointi on tuotu Rantalainen BI-järjestelmään.
”Kun kaikki on samassa järjestelmässä, niin se säästää aikaa ja helpottaa budjetointia sekä ennustamista. Normaalisti ennustamme viidesti vuodessa, ja nyt korona-aikana jopa useammin, melkein kuukausittain”, kertoo Vaarnanen.
Rantalainen BI:n mahdollistama datan visualisointi ja erilaiset grafiikat ovat myös helpottaneet tiedon hahmottamista.
”Heti siirtymisestä alkaen huomasi, että Rantalaisen puolelta panostettiin asiakkuuteemme. Rantalaisen tiimin kanssa suunnittelimme, miten eri palikat siirtyvät uusiin järjestelmiin. Rantalaisella oli hyvä, aktiivinen rooli ja saimme aina hyvin apua myös kirjanpitäjältämme”, Vaarnanen kiittelee.
