Puhdistamo Real Foods Oy
Kansainvälistä kasvua moderneilla toimintatavoilla
Puhdistamon ja Rantalaisen yhteinen matka alkoi vuonna 2018, kun Puhdistamo aloitti taloushallinnon prosessien ja järjestelmien kokonaisuuden kehittämisen yrityksen nopeaa kasvua paremmin palvelevaksi. Modernit toimintatavat ja oikeanlainen taloushallinnon kumppani ovat tärkeässä roolissa, jotta yritystoiminta on tarvittaessa myös helposti skaalautuvaa.
Yritys
Puhdistamo Real Foods Oy on vuonna 2009 perustettu innovatiivinen hyvinvointiyritys, joka valmistaa funktionaalisia elintarvikkeita. Yrityksen liikevaihto vuonna 2020 oli noin 16M€ ja henkilöstöä on noin 80.
Palvelu ja ohjelmisto
Rantalainen tuottaa Puhdistamolle kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelut. Ohjelmistoina yrityksellä on käytössään jatkossa Microsoft Business Central ja Mepco.
Haaste
Puhdistamo kaipasi rinnalleen taloushallinnon kumppanin, jonka kanssa toimintamallit saatiin yhteistyöllä modernisoitua ja toimintaa tehostettua.
Ratkaisu
Rantalaisen laaja-alainen osaaminen sekä joustavat järjestelmäratkaisut varmistavat parhaat työvälineet yrityksen kasvun tueksi.
Yritystoiminta liikkeelle kolmen kaveruksen visiosta
Puhdistamo Real Foods Oy valmistaa laadukkaita, lisä-ja täyteaineettomia ravintolisiä kuten vitamiineja, kivennäisaineita ja urheiluravinteita sekä erilaisia välipala- ja juomatuotteita. Kaikkia yrityksen tuotteita yhdistävä tekijä on se, että ne tukevat hyvinvointia. Välipala-ja juomatuotteet tarjoavat puhtaamman vaihtoehdon perinteisille mm. keinotekoisia makeutusaineita ja lisäaineita sisältäville tuotteille.
Puhdistamo sai alkunsa vuonna 2009, kun joukko omasta terveydestään ja superfoodeista innostunutta kaverusta havahtui siihen, ettei Suomessa ollut tarjolla laadukkaita superfoodeja. Kaverukset päättivät perustaa superfoodeihin keskittyneen verkkokaupan. Vähitellen Puhdistamon valikoima on täydentynyt laaja-alaisesti kokonaisvaltaista hyvinvointia tukevilla funktionaalisilla tuotteilla kuten ravintolisillä, juomilla ja patukoilla.
”Puhdistamo brändin alla oli alussa 5–10 tuotetta. Toiminta alkoi verkkokaupan kautta ja noin viitisen vuotta sitten ovet avautuivat meille myös päivittäistavarakauppojen hyllyille. Tuotepalettimme on vuosien saatossa kasvanut todella paljon. Ajatuksenamme on ollut se, että valitsemme sellaisia tuotekategorioita, joita voimme ”laaduttaa”, eli missä voimme tehdä asioita muita paremmin. Viimeisin esimerkki tästä on meidän energiajuomamme. Energiajuomat ovat tuotteina olleet sellaisia, jotka ovat aiheuttaneet paljon terveysongelmia nuorille. Olemme halunneet tehdä siitä markkinoille paremman ja terveellisemmän version.” Puhdistamon talousjohtaja Krister Wihinen kertoo.
Puhdistamon liiketoiminta on pääosin Suomeen keskittynyttä, mutta vuonna 2020 yritys laajensi toimintaansa myös Ruotsiin. Ruotsissa kasvunäkymät ovat hyvät ja yrityksellä on siellä myös oma toimistonsa.
”Viime vuosina toimintamme on kansainvälistynyt ja toimimme muutamilla muillakin vientimarkkinoilla. Niiden kasvattaminen on tavoitteemme tulevillekin vuosille. Tuotteemme ovat huippulaadukkaita vertasi niitä sitten minkä tahansa markkinan tuotteisiin.”
Yhteistyöllä järjestelmät ja toimintatavat kuntoon
Rantalainen tuottaa Puhdistamolle kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelut sisältäen tilinpäätösten, veroilmoitusten ja tulorekisteri-ilmoitusten laadinnan. Yhteistyö monipuolisen kumppanin kanssa on sujuvoittanut asioiden hoitamista, jossa isossa roolissa on ollut toimintatapoihin ja järjestelmiin liittyvät muutokset.
”Vuonna 2018, kun tulin Puhdistamolle, meillä ei ollut talouspuolen vastaavaa henkilöä. Se näkyi siinä, että järjestelmät ja prosessit eivät olleet kovin pitkälle kehitettyjä. Aikaisemmin esimerkiksi kirjanpito tapahtui paperisesti ja matkalaskut tehtiin Exceliin, jonka jälkeen ne tulostettiin paperille. Toimintamalli oli hidas ja tehoton ja taloushallintoon hukkui paljon tunteja. Selvästi näki, että meidän pitää modernisoida tapamme toimia, jos haluamme kasvaa. Silloin päädyimme kilpailuttamaan taloushallinnon ja palkanlaskennan palvelut.”
”Meidän kannaltamme järjestelmävalmius, riskienhallinta ja skaalautuvuus ovat olleet kolme tärkeintä hyötyä taloushallinnon ulkoistamisesta oikealle kumppanille. Meitä ei houkuttele se, että osaaminen on sisäisesti keskittynyt vain yhdelle tai kahdelle ihmiselle, sillä se tuo mukanaan tiettyjä riskejä kriisitilanteiden tai mahdollisten poissaolojen ja muiden nopeiden muutosten myötä. Ulkoistettu kumppani ratkaisee riskienhallintapuolen varsin kustannustehokkaasti. Rantalaisella on käytössä tiimit, jolloin myös varahenkilöjärjestelyt ovat kunnossa. Lisäksi skaalautuminen eri tavoin onnistuu paremmin kumppanin kanssa. Esimerkiksi silloin, kun perustimme tytäryhtiön Ruotsiin ja siirryimme tekemään konsernitilinpäätöstä, onnistui se huomattavasti sujuvammin, kun siihen oli heti valmiudet Rantalaisen kautta.” Wihinen sanoo.
”Meidän kannaltamme järjestelmävalmius, riskienhallinta ja skaalautuvuus ovat olleet kolme tärkeintä hyötyä taloushallinnon ulkoistamisesta oikealle kumppanille”
-Krister Wihinen, talousjohtaja, Puhdistamo Real Foods Oy
Sopivat työkalut tukemaan toimintaa
Helmikuussa 2022 Puhdistamo siirtyy käyttämään taloushallinnon Microsoft Business Central -ohjelmistokokonaisuutta. Järjestelmämuutos osaavan kumppanin kanssa on turvallista toteuttaa, sillä vaikka samoilla kirjanpitäjillä ei välttämättä olisikaan eri ohjelmistojen käyttöön riittäviä valmiuksia, löytyy samasta talosta muita tiimejä, jotka pystyvät hyppäämään mukaan asiakkuuteen ja tukemaan ohjelmiston haltuunotossa. Ohjelmistokokonaisuutta Puhdistamolla täydentää HR- ja palkanlaskentaohjelma Mepco, jonka kautta kirjatut työtunnit siirtyvät helposti suoraan palkanlaskentaan.
”Mepcon Kirjaamo-puolella pystymme hallinnoimaan poissaoloja ja niihin liittyviä asioita sekä perustamaan järjestelmään uusia työntekijöitä, joista tiedot siirtyvät suoraan palkanlaskijoille. Ohjelmisto sisältää myös tiettyä automatiikkaa esimerkiksi varhaiseen puuttumiseen ja vastaaviin HR-prosesseihin. Esihenkilömme hyödyntävät lisäksi keskustelualustoja, joihin henkilöstön kanssa käytyjä keskusteluja voidaan kirjata. Nämä ovat meille olleet hyödyllisiä ominaisuuksia, mutta käyttöä voitaisiin edelleenkin lisätä.”
Sujuvaa yhteistyötä
Yhteistyö Puhdistamon ja Rantalaisen välillä on ollut alusta alkaen sujuvaa. Keskustelua käydään aktiivisesti niin sähköisten välineiden kautta, kuin säännöllisesti kasvotusten tavaten. Laajemmissa tapaamisissa käydään läpi nykytilannetta, yhteistyön sujuvuutta sekä keskustellaan tulevaisuuden suunnitelmista ja tavoitteista.
”Voin hyvin suositella Rantalaista esimerkiksi juuri kaltaisillemme nopeasti kehittyville ja kasvua kansainvälisille markkinoille hakeville yrityksille. Jos ulkoistettu kumppani on suppeamman osaamisen varassa, voidaan kumppania matkan varrella joutua vaihtamaan. Se yhtälö käy pitkässä juoksussa mahdottomaksi. Eteenpäin menevälle, kasvavalle ja kansainvälistyvälle yritykselle on Rantalaisen tyylisestä kumppanista paljon hyötyä. Se on näkynyt ainakin meidän tapauksessamme. On tilanne ollut millainen tahansa, ei meidän ole tarvinnut miettiä taloushallinnon kumppanin vaihtamista.” Wihinen sanoo.
