Kokemuksia: FC Honka
Rantalainen BI mahdollistaa tulevaisuuden ennakoinnin – FC Honkaa johdetaan tiedolla
FC Honka ry on 1975 perustettu espoolainen jalkapalloseura. Seuran tarkoituksena on harrastaa jalkapalloa kaikilla tasoilla ja tarjota jokaiselle edellytyksiensä mukaista toimintaa. Honka on Rantalaisen avustamana uudistanut taloushallintoaan reippaalla kädellä viime vuosina. Ensimmäinen askel prosessissa oli taloushallinnon sähköistäminen, sekä siirtyminen yhden tilin malliin syksyllä 2018. Tämän jälkeen seura on ottanut käyttöön Rantalainen BI-raportoinnin joulukuussa 2019.
Taustalla tarve laajempaan ja kattavampaan raportointiin
Keskeinen syy BI-raportoinnin käyttöönottoon oli Hongan toiminnanjohtaja Petri Haraisen mukaan tarve saada kattavampia ja erityisesti yhdistystoimintaan sopivia taloushallinnon raportteja esimerkiksi budjettiseurantaan.
-Todennäköisesti tärkein tekijä oli asemamme suurena työnantajana ja sen tuoma vastuu. Haluamme olla tuon vastuun arvoisia, joten katsoimme, että meidän oli saatava laajempi ja kattavampi taloushallinnon raportointijärjestelmä. Nimenomaan sellainen, joka katsoo tulevaisuuteen, Harainen toteaa ja jatkaa:
– Saamme nyt esimerkiksi vertailevaa dataa kassavirrasta edeltävään vuoteen. Meillä on selkeä kassavirrallinen haaste tiettyyn aikaan vuodesta, ja BI-raportoinnin ansiosta pääsimme siihen kiinni. Lähdimme tutkimaan asiaa ja nyt meillä ei ole yhtä isoa kuluerää kerran vuodessa vaan se voidaan jakaa useammalle kuukaudelle.
BI-raportoinnin käyttöönotto oli helppoa
– Rantalaisen asiantuntija oli meihin yhteydessä ja lähetin talousarviomme Excel-muodossa. Muutamassa päivässä se oli syötetty järjestelmään, jonka jälkeen käytiin perustoiminnot läpi. Järjestelmä on hyvin käyttäjäystävällinen ja yksinkertainen, eikä vaadi monimutkaista osaamista, Harainen korostaa.
Kokonaisuudessaan koko prosessi päätöksestä aina BI-raportoinnin käyttöönottoon kesti toiminnanjohtajan mukaan vain muutaman viikon.
-Bi-raportoinnin valmiit raporttimallit yhdistysmuotoiseen toimintaan istuivat mainiosti toimintaamme. Seurallemme ei tehty erikseen räätälöityjä raportteja vaan pystyimme tukeutumaan perusyhdistyspohjaisiin toiminnanraportteihin, jotka ovat jo lähtökohtaisesti äärimmäisen kattavia, Harainen kehuu.
Urheiluseuramaailmassa johdetaan nyt tiedolla
Petri Harainen korostaa urheiluseuramaailman ammattimaistuneen todella paljon viimeisen kymmenen vuoden aikana.
-Tunne ei saa viedä päätöksissä vaan järki, numerot ja faktat. Varsinkin talouden osalta tämä on äärimmäisen tärkeä asia. Tämä on iso asia meille ja yksi strategian pääkohta: valinta siitä, että olemme vastuullinen työnantaja, Harainen toteaa ja jatkaa:
-Se tarkoittaa myös vastuullista ja tiedolla johdettua taloutta. Meillä on yhteensä noin 60-70 työntekijää, joille maksetaan kuukausittain palkkaa, joten ei voi olla tilannetta, jossa kassa olisi tyhjä tai että meillä olisi haaste, ettemme selvitä henkilöstökuluistamme.
Harainen korostaa seuran panostavan paljon realistisen talousarvion laadintaan, ja sen toteutumista seurataan kuukausitasolla erittäin tarkasti.
BI-raportointi auttaa tekemään hyviä päätöksiä
BI-raportointi on monipuolistanut ja helpottanut yhdistysmuotoisen toimijan talouden seurantaa. Seuran toiminnanjohtaja ”istuu” talouden päällä joka päivä, mutta Harainen korostaa kattavan raportoinnin merkitystä myös esimerkiksi seuran hallituksen jäsenille.
-Mitä laajemmat ja kattavammat raportit, sitä parempi kuva heilläkin on missä olemme talouden suhteen. Tämä helpottaa myös päätöksentekoa, esimerkiksi uusien rekrytointien suhteen pystymme ennakoimaan ja tekemään päätöksiä tiedolla johdetun talouden kautta eikä tarvitse mennä mututuntumalla, Harainen painottaa.
Ilman BI-raportoinnin tarjoamia kassavirtalaskelmia tarpeelliset työkalut talouden seurantaan olisi toiminnanjohtajan mukaan rakennettava esimerkiksi Exceliin, jolloin toiminta veisi väistämättä enemmän aikaa.
Tietoa BI-raportoinnista myös muille urheiluseuroille
FC Honka on sparrannut useita seuroja kokemuksistaan taloushallinnon sähköistämisestä yhdessä Rantalaisen kanssa.
-Moni seura on ollut meihin yhteydessä ja halunnut kysyä heitä askarruttavia asioita ja olemme mieluusti jakaneet tietoa. Mitä ammattimaisempaan suuntaan me kaikki menemme, sitä korkeammalle nousee myös seuratoiminnan arvostus työnantajana. Isossa kuvassa tämä palvelee meitä kaikkia, Harainen painottaa ja jatkaa:
-Monet miettivät näitä asioita ja sitä muutosta, jonka me olemme tehneet. Muutos on iso ja vaatii osaamista tilitoimistolta. Meillä on pelkkää positiivista sanottavaa niin muutoksesta kuin myös sitä seuranneesta käytännön toiminnasta. BI-raportointi tukee talouden tiedolla johtamista. Tämä on ehkä ollut aiemmin seuramaailman heikkous.
Lue FC Hongan taloushallinnon sähköistämisestä ja siirtymisestä yhden tilin malliin
Kuvaaja: Juhani Järvenpää
