Taloushallintoalan murros on parhaillaan käynnissä. Monet asiakkaat ovat jo siirtyneet käyttämään sähköisiä taloushallinnon järjestelmiä ja loputkin varmasti ainakin alitajuisesti jo miettivät sähköiseen järjestelmään siirtymistä. Sähköisen järjestelmän hyötyinä on datan reaaliaikaisuus ja läpinäkyvyys. Sähköinen järjestelmä ohjaa tekemään taloushallinnon rutiinitöitä oikea-aikaisesti ja parantaa datan laatua. Lisäksi sähköisen järjestelmän avulla kirjanpitäjät ja palkanlaskijat sekä asiakkaan edustajat näkevät yhtä aikaa saman datan suoraan järjestelmästä. Kun mahdollisimman moni rutiinitöistä hoituu avustettuna erilaisten järjestelmäominaisuuksien tai tekoälyn avustamina, jää kirjanpitäjällä aikaa palvella asiakkaita enemmän tiedon jalostamiseen liittyvillä palveluilla.
Katse menneestä tulevaisuuteen
Sähköiset taloushallinnon järjestelmät tuottavat automaattisesti standardiraportteja, joita hyödynnetään pääasiassa viranomaisraportointiin, mutta liiketoimintaraportointi on nostamassa rooliaan yhtä tärkeäksi elementiksi kuin mitä viranomaisraportointi on. Viranomaisraportoinnin mukaiset perusraportit ovat yleensä saatavilla suoraan taloushallinnon järjestelmistä. Erillisestä pyynnöstä raportteja voidaan myös räätälöidä asiakkaan toimialaa ja kehitysvaihetta vastaaviksi. Kun käytetään sähköistä taloushallinnon järjestelmää, on datan laatu parempaa ja tieto oikea-aikaista. Kirjanpitäjä saa sähköisen materiaalin turvin kauden tilinpäätöksen tehtyä nopeasti, jonka jälkeen on aika käydä asiakkaan kanssa raportit läpi. Raporttien läpikäynti tulee aina räätälöidä asiakkaan tarpeen mukaiseksi, mutta vähimmäisvaatimus on käydä tuloslaskelmasta ja taseesta kirjanpitäjän tekemät erityishavainnot läpi. Kun asiakkaalla on selvä käsitys siitä, mistä asioista luvut ovat muodostuneet ja mitkä tekijät ovat olleet vaikuttamassa lukuihin, on asiakkaan mahdollista taloushallinnon ammattilaisen kanssa miettiä suuntaviivoja tulevaisuuteen. Yhä enemmän taloushallinnon katse tulee suunnata tulevaisuuteen menneen sijaan. Tässä yhteydessä on myös luontevaa perustella ja pyytää asiakasta tuottamaan omalta osaltaan taloushallinnon järjestelmään luotettavaa dataa mahdollisimman reaaliaikaisesti. Jos pohjatiedot eivät ole ajan tasalla tai riittävällä tarkkuudella, on mahdotonta tehdä luotettavia johtopäätöksiä saatujen kuukausiraporttien pohjalta. Raportoinnissa merkityksellistä ei ole hyvä tai huono tulos, vaan se, että olennaiset erät on huomioitu kauden tilinpäätöksessä.
Tiedolla johtaminen luo kilpailuetua
Laadukkaiden ja oikea-aikaisten raporttien kautta asiakas voi alkaa ymmärtää omaa liiketoimintaansakin paremmin. Tehtyjen nostojen pohjalta asiakas voi alkaa miettiä tiettyjen toimintamallien nykytilaa ja mahdollisesti löytää uusien ajatusten kautta tehokkaampia ja tätä asiakasta paremmin palvelevia toimintatapoja. Toimintatapamuutos voi liittyä esimerkiksi tiettyjen sopimusten kilpailuttamistarpeeseen tai resursoinnin nykytilan tarkasteluun. Joissain tapauksissa raportoidut luvut voivat antaa sysäyksen miettiä ja parantaa yrityksen oman toiminnanohjausjärjestelmän käyttöä ja kirjaustapoja tässä lähdejärjestelmässä. Joskus raportoitujen lukujen pohjalta voi nousta myös tarve alkaa tehdä taloushallinnon järjestelmässä raportointia, vaikka kustannuspaikka- tai projektikohtaisesti. Näin lukuja pilkkomalla voidaan johtaa pienempiä kokonaisuuksia ja päästä nopeammin kiinni kehityskohteita vaativista asioista.
Mikä on oikea työkalu raportointiin?
Joissain tapauksissa asiakkaalle voi olla hyödyllistä ottaa käyttöön myös BI (business intelligence)-järjestelmä. BI-järjestelmiä on markkinoilla usean eri ohjelmistotoimittajan tuotteina, mutta perusperiaate kaikissa on, että lähdejärjestelmästä tuodaan dataa BI-järjestelmään, joka on räätälöity juuri raportointia ja talouden luvuilla johtamista varten. Lähdejärjestelminä voivat olla esimerkiksi asiakkaan oma toiminnanohjausjärjestelmä sekä taloushallinnon järjestelmä. Järjestelmistä saatua dataa voidaan yhdistellä jokaisen asiakkaan määrittelemien johtamismittareiden mukaisesti. Näin ollen ei tukeuduta vain talouden tuottamaan dataan, vaan voidaan yhdistellä esimerkiksi tuottodataa asiakastietojärjestelmän dataan. Tätä kautta voidaan seurata vaikka asiakaskannattavuutta. BI-järjestelmissä on usein myös budjetin ja ennusteen syöttömahdollisuus, jolloin voidaan yhdistää reaaliaikaista taloushallinnon dataa asetettuihin budjetti-/ennustetavoitteisiin.
Tutustu Controller- ja talouspäällikköpalveluihimme
