Liiketoimintasuunnitelma tavoitteiden perustana
Oletko tehnyt liiketoimintasuunnitelman yritystoiminnan perustamista miettiessäsi? Todennäköisesti olet, koska yleensä rahoittajat vähintään vaativat suunnitelmia siitä, miten yritystoiminta kantaa kustannuksensa ja millä aikataululla yritys alkaa olla kannattava. Seuraatko aktiivisesti liiketoimintasuunnitelmassasi pysymistä? Todennäköisesti seuraat tavoitteiden saavuttamista ainakin jollain tasolla tai yritystoiminnan rahavirrat ovat ainakin hyvin selviä omassa mielessäsi. Olet itse oman liiketoimintasi paras osaaja ja todennäköisesti olet itse asettanut yrityksellesi tarkat tavoitteet. Kun yritystoiminta kasvaa ja alkaa työllistää muitakin henkilöitä ja kuvaan astuu myös hallitustyöskentely, tulee liiketoiminnan seuraamisesta entistä oleellisempi osa arkea.
Hyödynnä jo olemassa olevaa dataa
Liiketoiminnan nykytilaa kuvaa parhaiten yrityksen tuloslaskelma ja tase. Molemmat talouden perusraportit antavat kattavan kuvan yrityksen tämänhetkisestä taloudellisesta asemasta. Yksinkertaisimmillaan nämä talouden raportit saadaan lukuarvoina suoraan kirjanpidon järjestelmästä. Tänä päivänä myös eri taloushallinnon sähköisissä järjestelmissä on mahdollista laskea erilaisia tunnuslukuja toteumatietoihin liittyen.
Järjestelmästä on saatavilla myös esimerkiksi kassavirtaraportti, jolla voidaan tarkastella rahavarojen kehittymistä takautuvasti ja myös karkealla tasolla tulevaisuuteen katse suunnaten. Jos kassavirtaa halutaan seurata tarkemmin myös tuleville päiville, viikoille tai kuukausille, tulee yrityksen ottaa käyttöön ennustemallintaminen sekä tuloslaskeman että taseen osalta.
Laadi budjetti tulevan toimintasuunnitelman pohjaksi
Yleensä budjetoinnista ja ennustamisesta puhutaan rinnakkain ja välillä termit menevät jopa hiukan sekaisin. Toki jokainen yritys itse määrittelee, mitä termiä tälle tulevaisuuden suunnittelemiselle haluaa käyttää. Yleisin ero näille termeille on se, että budjetointi tehdään kerran vuodessa ja tätä prosessia voisi kuvata euromääräiseksi toimintasuunnitelmaksi. Budjetti perustuu olemassa olevaan liiketoimintasuunnitelmaan ja budjetin avulla asetetaan tavoitteita ja toisaalta tarkastellaan, miten tavoitteisiin on päästy. Budjetoinnilla arvioidaan myös yrityksen asemaa suhteessa kilpailijoihin ja muuhun liiketoimintaympäristöön.
Budjetissa määritellään yleisesti liiketoimintavastuullisille tavoitteet, joihin heidän tulee seuraavan kalenterivuoden aikana päästä. Tavoitteet voivat olla pelkästään euromääräisiä tai ne voivat olla sekä euromääräisiä että toiminnallisiin mittareihin sidottuja. Budjetilla asetetaan myynnilliset tavoitteet, joiden pohjalta johdetaan muun muassa kulujen, henkilöstöresurssien ja investointien tekemisen raamit. Kun tavoitteet asetetaan ajoissa ja tavoiteasetantaa päivitetään säännöllisesti, on yrityksen liiketoiminnasta saatavilla maksimihyöty.
Reagoi muutoksiin ennustamisella
Budjetti tehdään yleensä syksyllä seuraavaa kalenterivuotta varten. Nykyään maailma muuttuu niin nopeasti, että tällainen kerran vuodessa asetettu tavoite voi romuttua jo heti uuden vuoden alettua. Tämän vuoksi monissa yrityksissä on käytössä myös ennustaminen. Yleensä ennustaminen perustuu budjettiin, mutta ennustaminen tehdään esimerkiksi rullaavasti seuraavalle 12 kuukaudelle eli kalenterivuosi ei ohjaa ennustamissykliä. Yrityksestä riippuen budjetoinnin ja ennustamisen tasot tulee tarkkaan määritellä. Budjetointi tehdään yleensä tarkemmin ja mennään yksittäisten liiketoimintayksiköiden tai kustannuspaikkojen tasolle. Tulot ja kulut budjetoidaan yritykselle sopivalla tarkalla tasolla. Jokaisen yrityksen tulee itse määritellä olennaiset erät omalle toiminnalleen, jotka ennustetaan. Yleensä olennaisten erien määrittely tuo tekemiseen myös yksinkertaisuutta.
Jos ennuste tehdään yhtä tarkalla tasolla kuin budjetointi, tulee pitää huoli, että käytetty järjestelmä tukee ennusteen tekemistä. Ennustaminen onnistuu hyvin Excelissäkin, mutta tällöin tulee miettiä ennustamisen tasot, jotta ennustaminen on mahdollisimman sujuva ja nopea prosessi.
On myös hyvä muistaa, että taloushallinto on tukemassa ennusteen tekoa, mutta talousosasto ei pääsääntöisesti tee ennusteita liiketoimintavastuullisten puolesta. Jokaisen on helpompi sitoutua annettuihin euromääräisiin lupauksiin, kun jokainen vastuullinen on itse työstänyt omat ennusteensa. Toki ennusteen tulee aina olla tavoitteellinen ja tavoitteellisuuden valvominen on yrityksen ylimmän johdon vastuulla. Joka kuukausi tehtävällä ennustepäivittämisellä saavutetaan ajantasainen kuva yrityksen tilanteesta ja on helpompi tarttua yksittäisiin pienempiin kehityshankkeisiin kuin odottaa seuraavaa budjettikierrosta, jossa pääsääntöisesti tarkastellaan kaikkia yrityksen sen hetkisiä kehityskohteita.
Tutustu Controller- ja talouspäällikköpalveluihimme
