Taloushallinnon automaatio on tuonut viime vuosina tarjolle aiempaa enemmän ratkaisuja, jotka pyrkivät automatisoimaan kirjanpidon ja palkkahallinnon työvaiheita. Myös tekoäly on saanut jalansijaa tiliöintien tulkitsijana ja ohjelmistorobotiikka on terminä taloushallinnossa vähintäänkin trendikäs.
Taloushallinnon ammattilaisen on tärkeä muistaa eri järjestelmien valmiiksi sisältämät ja automaatiota lisäävät ominaisuudet. Monilta osin näiden hyötykäyttö jää liian vähälle, mikäli asiaan ei kiinnitetä riittävästi huomiota. Järjestelmien automaatio-ominaisuuksien hyötykäyttöön verrattuna ohjelmistorobotiikka on erinomainen apuväline, kun yhdistellään eri järjestelmistä tietojen hakua, muokkauksia tai siirtoja. Ohjelmistorobotiikalla voi myös tiedottaa käyttäjäänsä havaituista poikkeamista.
Erilaiset raportointiratkaisut ovat myös osa taloushallinnon automaatiota. Rantalainen BI on erinomainen ratkaisu nykyaikaisen yrityksen raportointitarpeisiin. Rantalaisen Digitaaliset palvelut -yksikkö on tuottanut siihen valmiit automatisoidut yhteydet useisiin taloushallinnon järjestelmiin.
Yrityksen automaatiokokonaisuus ja sen suunnittelu
Kun yrityksessä ryhdytään suunnittelemaan automaatiokokonaisuutta eri järjestelmien välillä, on hyvä ensisijaisesti lähestyä asiaa ohjelmistojen rajapintojen hyödyntämisen kautta. Kun järjestelmät saadaan välittämään tietoa keskenään ilman välikäsiä, minimoidaan samalla ohjelmistorobotiikan tarve. Järjestelmien välillä tiedon siirtyminen on ripeää, toteutustavasta riippuen.
Joskus automaatiotarve voi koskea ohjelmiston sisällä tapahtuvaa toimintoa, eikä kokonaisuuteen niinkään sisälly ulkopuolisia järjestelmiä tai tietolähteitä. Sen sijaan, että opetetaan ulkoinen järjestelmä tekemään sama asia, järjestelmän omien automaatio-ominaisuuksien aktiivisella käytöllä päästään yllättävän hyviin lopputuloksiin. Varsinkin pienessä mittakaavassa tehtävä automaatioasetuksien läpikäynti palkitsee tekijänsä.
Ohjelmistorobotiikan avulla taloushallintoon luotettavuutta ja säästöjä
Kun on todettu, että yrityksen käyttämien järjestelmien rajapinnat poikkeavat toisistaan riittävästi eikä ohjelmistojen sisäisellä automaatiolla saada katettua automaation tarvetta, voidaan ottaa suunnittelupöydälle mukaan ohjelmistorobotiikka ja tekoäly. Ohjelmistorobotiikan avulla voidaan operoida eri järjestelmien käyttöliittymissä ja tehdä samoja asioita kuin ihminenkin tekisi.
Tekoälyn käyttötapauksessa kyse on itseoppimisesta. Tekoälylle tarvitaan oletuksena mahdollisuus saada käyttöön riittävä historia-aineisto. Tämän pohjalta saadaan tehtyä siihen liittyvä tulkinta ilman, että tarvitsee suunnitella sääntöpohjaista ohjelmistorobottia. Tekoäly oppii keinot päätyä haluttuun lopputulokseen, joka voi olla vaikkapa tietty tiliöintiarvo. On ollut hämmästyttävää havaita, miten korkealla todennäköisyydellä tekoälyn antama lopputulos on ollut täsmälleen oikea.
Ohjelmistorobotiikka taloushallinnossa, rajapintojen ja ohjelmistojen sisäisten automaatioiden käyttö sekä tekoäly tähtäävät kaikki tuottamaan taloushallintoon luotettavuutta, ajantasaisuutta ja säästöjä. Säästöiksi voidaan lukea ajansäästön lisäksi virheiden minimointi. Kone työskentelee innokkaasti kellon ympäri ja tekee vain ne virheet, jotka sille vahingossa opetetaan. Inhimillisiä näppäily- ja kopiointivirheitä se ei osaa itse tehdä, toisin kuin ihminen.
**
Blogin on kirjoittanut Rantalaisen Digitaalisten palveluiden kehityspäällikkö Kuisma Puurunen. Mikäli sinulla on kysyttävää robotiikasta tai sovelluksista, ota rohkeasti yhteyttä: kuisma.puurunen@rantalainen.fi
