Perinteisesti kirjanpito ja palkanlaskenta on hoidettu paperitositteilta. Nykyään laskut ja muut tositteet liikkuvat jo vauhdikkaasti sähköisestä järjestelmästä toiseen. Monet yritykset ovat tajunneet myös sen, että kirjanpito-ohjelman yhteiskäyttö tilitoimiston kanssa voi tehostaa taloushallinnon rutiineja vielä enemmänkin.
Näkyvin osa sähköistä taloushallintoa on paperittomuus. Kun tositteet ovat sähköisessä muodossa, ei niitä tarvitse tulostaa mappiin. Samalla manuaalinen aikaa vievä työ on ”ulkoistettu tietokoneille” ja järjestelmään muodostunutta tietoa voidaan jalostaa tehokkaammin yritysten käyttöön. Tähän liittyen kokosimme yhteen kymmenen kohdan listan syistä, miksi valita sähköinen taloushallinto:
- Paperin määrä vähenee
Perinteisesti yritys on tehnyt laskun asiakkaalle ja lähettänyt sen paperisena. Tämän jälkeen on pitänyt ottaa yksi kopio tilitoimistoon vietäväksi ja yksi omaan mappiin seurantaa varten. Nämä kolme tulostusta voidaan nykyisillä järjestelmillä jättää tekemättä, jos ne ovat yhteiskäytössä asiakkaan ja tilitoimiston välillä.
- Sähköinen arkistointi
Sähköisten järjestelmien arkistot mahdollistavat tositteiden ja erilaisten laskujen säilyttämisen ilman paperimuotoisia kopioita. Fyysisten mappien arkistoiminen vie suurten yritysten kohdalla huomattavan määrän tilaa ja johtaa varastokuluihin.
- Säästöt paperilaskulisistä
Toimittajat veloittavat sinulta siitä, että he lähettävät sinulle paperilaskun. Ajatellaan, että yrityksesi saa kuukausittain 50 ostolaskua, joista puolessa on 5 euron paperilaskulisä. Maksat kuukausittain paperilaskuista 125 euroa. Verkkolaskujen vastaanotosta maksat pankille noin 10-20 senttiä kappaleelta.
- Säästöt kuljetuksista, postituksista ja matkoista tilitoimistoon
Vaikka kirjanpitäjää onkin hyvä nähdä säännöllisesti, ei jokaista kuittia tai laskua kannata kuljettaa tilitoimistoon, vaan hyödyntää sähköisiä järjestelmiä. Kuluja syntyy mm. ajoneuvon polttoaineista tai bussimatkasta, jonka taitat päästäksesi kirjanpitäjän juttusille. Jos hinnoittelet omaa aikaasi, tulee vierailuille hintaa.
- Saat reaaliaikaisempaa tietoa liiketoiminnastasi
Sähköinen taloushallinto mahdollistaa reaaliaikaisemman talouden seurannan ja nopeamman reagoinnin liiketoiminnan muutoksiin. Kun tieto on järjestelmissä saatavilla koska tahansa, saat mm. tiedot kuukausia vanhoista ostolaskuista käden käänteessä. Normaalisti joutuisit soittamaan kirjanpitäjälle, joka selaisi mappeja läpi etsien oikeita laskukopioita. Tähän hukkuu valtavasti aikaa ja rahaa.
- Välitilinpäätöstarve poistuu
Tilinpäätös tehdään vuosittain tilikauden päättyessä ja välitilinpäätökset ”aina tarvittaessa”. Esimerkiksi isoja investointeja, rahoitusta tai yritysjärjestelyjä varten voidaan tarvita välitilinpäätöstä. Kun kirjanpito ja palkanlaskenta hoidetaan reaaliajassa sähköisessä taloushallinnon järjestelmässä, tuloslaskelma ja tase ovat lähestulkoon aina tilinpäätöstasoista. Tässä kohtaa on kuitenkin huomioitava se, että myös poistot ym. jaksotuskirjaukset pitää tehdä kuukausittain tilinpäätös- ja välitilinpäätöstason saavuttamiseksi.
- Valtion ja suurten yritysten vaikutus
Suomen viranomaisista suurin osa ottaa jo vastaan pelkästään sähköisiä laskuja tai skannauspalvelujen kautta tulleita laskuja (https://www.valtiokonttori.fi/palvelu/verkkolaskutus/). Suuret yritykset voivat myös kieltäytyvät ottamasta vastaan paperilaskuja ja saattavat jättää isojakin laskuja maksamatta sen takia. Lisäksi verottaja on menossa kokonaan sähköisen ilmoittamisen suuntaan.
- Ympäristön huomioiminen
Tilitoimistoissa tulostetaan perinteisesti todella paljon – ja ajoittain täysin turhaan. Kaikki kirjanpito-ohjelmilla tehdyt kirjaukset löytyvät ohjelmasta ja verkkolaskuina tulleet ostolaskujen kuvat tallentuvat järjestelmään suoraan. Näin säästetään luontoa huomattavasti, kun jokaista tositetta tai raporttia ei tulosteta mappiin.
- Nykyaikainen yritysimago
Kun yrityksesi hallinnolliset toimintatavat ovat nykypäivää, antaa se sinusta luotettavamman kuvan markkinoilla. Mikäli toimit nykyaikaisesti, voi tavarantoimittajasi lähettää laskun missä muodossa tahansa (verkkolaskuna, paperilaskuna, sähköpostilla) ja silti laskujen käsittely on yhtä helppoa yhdessä järjestelmässä.
- Tulevaisuus
Sähköisen taloushallinnon menetelmät ovat nykyaikaa ja siihen mennään joka tapauksessa. Nyt on helpointa siirtyä, kun olemme vielä sähköisen maailman alkutaipaleella taloushallinnon saralla. Automaation kehittymisen avulla ohjelmien ”äly” tulee lisääntymään ja sitä kautta tehostamaan taloushallinnon rutiineja entisestään. Kannattaa varautua tulevaisuuteen nyt tai se ajaa ohitse.
***
Lisätietoa sähköisestä taloushallinnosta löydät täältä: Sähköinen taloushallinto. Tutustu myös huhtikuussa 2020 voimaan tulleeseen uuteen verkkolaskulakiin.
