Kun yrityksissä suunniteltiin vuoden 2020 tavoitteita ja budjetteja, ei kenelläkään ollut tiedossa millainen vuodesta tulee. Maaliskuussa elettiin jo maailmanlaajuisen koronapandemian keskellä.
Tämän päivän yritysmaailmassa muutos on jatkuvaa ja esimiehet ovat tyypillisesti henkilöitä, jotka ovat mukana muutoksen eteenpäin viemisessä yhdessä henkilöstön kanssa. Esimiestyö on siis jo lähtökohtaisesti luonteeltaan mitä moninaisimpiin tilanteisiin reagoivaa ja työntekemisen häiriötekijöitä tasoittavaa.
Koronakriisi toi yrityksille ennennäkemättömällä tahdilla erilaisia poikkeusoloja. Etätyö lisääntyi aivan uudelle tasolle nopeassa aikataulussa, monilla toimialoilla kasvutavoitteet sulivat ja jouduttiin käynnistämään YT-menettelyjä. Tässä artikkelissa pureudutaan siihen, miten esimies voi parhaiten selvitä poikkeusolojen haasteista. Konkreettisena esimerkkinä käytetään äkillisesti lisääntynyttä etätyötä, mutta artikkelissa esille tuotuja asioita voi soveltaa muihinkin poikkeusoloihin.
Esimies, seuraa lakimuutoksia ja toimialasi uutisia laajalla rintamalla
Esimiehen on syytä tuntea työsuhteeseen vaikuttava keskeinen lainsäädäntö. Tähän perustarpeeseen löytyy kirjallisuutta ja koulutusta laajoin mitoin. Koronakriisi aiheutti kuitenkin myös väliaikaisia lakimuutoksia, joilla oli vaikutusta suoraan esimiestyöhön tai joista esimiesten oli syytä olla tietoisia. Konkreettinen esimerkki tällaisesta väliaikaisesta lainsäädännöstä on vaikkapa lomautuksiin liittyvien YT-neuvottelujen normaalia lyhyemmät määräajat.
Äkillisesti lisääntynyt etätyö on puolestaan esimerkki hieman abstraktimmasta muutoksesta. Jos yrityksessä ei ollut etätyömahdollisuutta ennen koronakriisiä, saattoi uusien käytäntöjen luomiselle tulla kiire. Poikkeusolojen ollessa käsillä on järkevää lähteä liikkeelle ohjeistuksessa jostain ja kokeilla asioita käytännössä. Jos joku asia ei toimikaan käytännössä, tehdään käytäntöihin tarvittavat muutokset ja päivitetään työpaikan ohjeistuksia toimivammiksi. Käytäntöjä luotaessa on tärkeää kartoittaa henkilöstön näkemyksiä sekä keskustelemalla että säännöllisillä henkilöstökyselyillä.
Erilaisia tietolähteitä poikkeusoloista ovat viranomaisten verkkosivut, uutiskirjeet ja sosiaalisen median kanavat. Lakimuutoksista ajantasaista tietoa löytyy esimerkiksi Oikeusministeriön tiedotteista. Työterveyslaitoksen tai Työturvallisuuskeskuksen sivuilta esimies voi löytää hyviä artikkeleita tai koulutuksia esimerkiksi etätyöstä tai ajanhallinnasta. Tietoa kannattaa etsiä myös oman toimialan organisaatioiden tai yhdistysten kautta ja muista omista verkostoista.
Yrityksen HR- tai palkkahallinnon asiantuntija (yrityksen oma työntekijä tai ulkoistettu kumppani) on luonteva taho kysyä ammattilaisen näkemyksiä poikkeusolojen vaikutuksista työelämään, kuten etätyökäytäntöihin. Hyvät yhteistyökumppanit auttavat yritystä pysymään ajan tasalla omilla tiedotteillaan ja koulutuksillaan.
Katso Koronan vaikutukset työsuhteissa -webinaaritallenne
Rauhoita tilannetta viestimällä riittävästi ja selkeästi
Henkilöstön tiedontarve on koronapandemian tapaisessa poikkeustilanteessa valtava. Haasteena relevantin tiedon löytämiselle voi olla se, että tietoa on liikaa ja on lähes ylivoimaista erottaa oleellinen tieto vähemmän tärkeästä. Toisessa ääripäässä haaste on se, että tietoa ei ole lainkaan. Kummassa päässä janaa ollaankaan, kannattaa esimiehenä viestiä ja tiedottaa asioista aktiivisesti. Kannattaa tiedottaa myös siitä, että tiedotettavaa ei ole! Huonoin tilanne on se, jos herää epäilys, että tietoa on mutta sitä ei jaeta. Kerro siis rohkeasti, että vielä ei ole tarkkaa ohjetta, mutta palaat asiaan heti kun mahdollista.
Poikkeusolojen aikaan kannattaa ottaa käyttöön monenlaisia viestintätapoja ja kanavia. Oma paikkansa on yrityksen yleisillä tiedotteilla henkilöstölle. Toimitusjohtaja voi kertoa omat terveisensä omalla tyylillään. Keskustelumahdollisuus oman esimiehen kanssa on tietysti keskeinen ja luontaisin väylä sekä tiedottamiseen että tilannetta rauhoittaviin keskusteluihin.
Etätyön lisääntyminen lisäsi myös hyvin käytännönläheisiä koulutustarpeita. Yrityksessä ja esimiehenä kannattaa miettiä tiedottamista ja koulutustarpeita hyvin laajalla rintamalla. Työntekijät, joille etätyö on ennestään tuttua, jatkoivat työskentelyä ongelmitta. Sen sijaan henkilöt, jotka eivät olleet tarvinneet etätyötä, kohtasivat väistämättä monia teknisluonteisia ongelmia. Esimiehenä on siis tärkeää kartoittaa ja miettiä tuen tarvetta hyvin erilaisista näkökulmista.
Työntekijöitä kannattaa kannustaa ja auttaa viestimään myös keskenään. Toimistolla työskennellessä kollegan näkemys on helppo kysäistä kahvitauolla tai sermin yli huikkaamalla. Etätyön äkillisesti kasvaessa oli syytä ottaa käyttöön ja opetella uusia kanavia yhteydenpitoon. Lisäksi on syytä muistuttaa siitä, että esimies ei voi tietää kaikkea tuen tarvetta ja jokaisen työntekijän omaa aktiivisuutta tuen tarpeen ilmaisemiseen kannattaa korostaa.
Poikkeusolot ja muutokset aiheuttavat helposti sekä aiheellista että tarpeetonta huolta. Yleisen tiedottamisen ja viestinnän lisäksi kannattaa kiinnittää tavanomaista enemmän huomiota vapaamuotoisiin keskusteluihin ja henkilöstön kuuntelemiseen. Keskustelu ja mahdollisten huolien jakaminen auttaa ja estää sen, että ylikuormittumista ei tapahtuisi. Poikkeusolojen aikana tutut ja turvalliset käytännöt tuovat jatkuvuutta ja rauhoittavat tilannetta.
HR-prosessit ja -järjestelmät tukevat esimiestä poikkeusoloissa
Yrityksen käyttämät HR-prosessit auttavat esimiestä työssään olipa kyseessä sitten tasaisesti soljuva arki tai poikkeusolojen aika. Esimiesten ammattitaito voi olla kovilla poikkeusolojen aikana, esimerkiksi lisääntynyt etätyö koronapandemian aikaan oli varmasti myös monelle esimiehelle itselleen uusi tilanne. Miten tukea henkilöstöä, jos tilanne on esimiehellekin uusi?
Monella yrityksellä on varmasti ollut etätyöohjeistusta ennen koronakriisiä, mutta etätyön tullessa vallitsevaksi käytännöksi on syytä tarkentaa ohjeita. Perehdyttäminen on hyvä esimerkki yhdestä kokonaisuudesta, jota jouduttiin miettimään eri tavalla kuin aiemmin. Miten saada uusi työntekijä mukaan tiimiin etätyöaikana? Näitä asioita on hyvä miettiä yrityksen johdon, HR:n, esimiesten ja työntekijöiden kesken yhdessä, jotta kaikki näkökulmat ja ideat tulevat huomioiduksi.
Työntekijöiden hyvinvoinnin ja työmäärän seuranta etätyöaikana aiheuttaa esimiehille uudenlaisia haasteita. Jos yrityksellä on käytössään HR-järjestelmä, saa esimies järjestelmän kautta merkittävästi tukea tähän työhön. HR-järjestelmät tukevat esimiestyötä esimerkiksi tuottamalla tietoa tilanteista, joissa esimiehen tulisi käynnistää varhaisen välittämisen keskustelu poissaolojen pohjalta.
Jos HR-järjestelmän tuki johdolle ja esimiestyöhön kiinnostaa, tutustu webinaarinauhoitteeseen tästä aiheesta.
Ketterä HR esimiesten ja johdon apuna -webinaaritallenne