Vuosittain laadittava tilinpäätös on yhdistyksen jokavuotinen kooste kuluneen vuoden taloudellisesta toiminnasta. Urheiluseurojen kohdalla tilinpäätös koostuu poikkeuksellisen monesta eri osa-alueesta. Urheiluseuroilla on yleensä useita, ellei jopa kymmeniä eri pankkitilejä, joista tieto tulisi kerätä yhdeksi paketiksi. Urheiluseura koostuu yleensä seuran lisäksi useasta joukkueesta, joiden taloudellista toimintaa pyörittävät erikseen valitut toimihenkilöt.
Oheinen artikkeli sisältää vinkkejä tilinpäätöksen laatimiseen sekä analysointiin, jonka avulla tilinpäätöstä voidaan käyttää tukena taloudellisen toiminnan suunnittelussa.
Yhdistyksen tilinpäätöksen perusperiaatteet
Suoriteperusteisuus
Tilinpäätöksen tarkoituksena on antaa oikea ja riittävä kuva tilikauden tuloksesta sekä taloudellisesta toiminnasta. Tämä tarkoittaa myös sitä, että tilinpäätös tulisi aina laatia suoriteperusteisesti. Suoriteperusteisuus tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikki tuotot ja kulut on kirjattuna kirjanpidossa oikealle tilikaudelle. Jotta suoriteperusteisuutta pystytään noudattamaan, joudutaan usein tiettyjä tuloja ja menoja jaksottamaan eli siirtämään tilikaudelta toiselle. Tilinpäätöksiin liittyviä jaksotuksia kannattaakin pohtia jo hyvissä ajoin ja edellä mainituista asioista on hyvä myös keskustella oman kirjanpitäjän kanssa, jotta kaikki osapuolet ovat kirjanpidon osalta samalla sivulla. Jaksotettavista tuotoista ja kuluista hyviä esimerkkejä ovat esimerkiksi vuokrakulut ja saadut avustukset.
Tarkista tase-erittely
Tilinpäätöksen laadinnassa hyvänä perussääntönä on pitää sitä, että tilinpäätös kannattaa laatia aina tase edellä. Tase kuvaa tilinpäätöshetkellä yhdistyksen varoja ja velkoja. Tase ei tuloslaskelman tavoin nollaudu tilikauden vaihtuessa, vaan jatkaa elämäänsä aina yhdistyksen perustamisesta sen lopettamiseen saakka. Tästä syystä tilinpäätöstä laatiessa on hyvä muistaa se, että taseen ei tulisi sisältää mitään sinne kuulumatonta, koska muussa tapauksessa tase antaa väärän kokonaiskuvan yhdistyksen taloudellisesta tilasta. Tähän pohjautuen suosittelemmekin aina tarkistamaan kirjanpitäjän laatiman tase-erittelyn, jossa eritellään tarkemmin taseen sisältöä.
Yli- ja alijäämä
Yhdistyksien tilinpäätöksiä laadittaessa usein esille nouseva asia on tilikauden yli-/alijäämä. Yhdistyksen tulosta miettiessä on hyvä muistaa se, että myös yhdistyksellä on lupa tehdä tulosta, koska myös yhdistyksellä täytyy olla pääomaa. Tuloksen tekeminen ei kuitenkaan tulisi olla vuodesta toiseen jatkuvaa, eikä tulos saisi näkyä mm. hallitukselle maksettuina bonuksina, osinkoina tai esimerkiksi merkittävästi korotettuina palkkoina. Tehty tulos tulisi siis kohdistaa entiseen tapaan yhdistyksen pääasiallisen toiminnan ylläpitämiseen.
Tilinpäätöksen oikeellisuus
Viimeisenä asiana tilinpäätöksen laadinnan perusperiaatteista on hyvä muistaa yhdistyksen oma vastuu tilinpäätöksen oikeellisuudesta. Yhdistyslain mukaan yhdistyksen valitsema hallitus vastaa siitä, että kirjanpito on lainmukaisesti tehty ja siitä, että varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Tähän perustuen vuorovaikutus kirjanpitäjän kanssa on erittäin tärkeää, jotta voidaan varmistua siitä, että kirjanpito on koko ajan laadukkaasti tehty.
Yhdistyksen tilinpäätöksen aikataulutus
Yhdistyksen tilinpäätös tulisi laatia 4 kuukauden sisällä siitä, kun tilikausi on loppunut. Tiukempi aikataulu voi olla myös määriteltynä esimerkiksi yhdistyksen omissa säännöissä.
Vinkkejä tilinpäätöksen aikataulun hallintaan ja nopeuttamiseen:
- Tilinpäätöksen suunnittelun aloittaminen ajoissa
- Aikataulun sopiminen kirjanpitäjän kanssa hyvissä ajoin
- Vuorovaikutus kirjanpitäjän kanssa
- Mahdollisten tulo- ja menojaksotusten pohtiminen hyvissä ajoin
- Tilinpäätöksen aikataulun ja määräpäivien tuominen ilmi joukkueille hyvissä ajoin
- Huomion kiinnittäminen ja reagointi hyvissä ajoin tuloslaskelman poikkeamiin ja niiden syiden pohtiminen
Yhdistyksen tilinpäätöksen hyödyntäminen myös jatkossa
Tilinpäätös ei ole vain pakollinen tehtävä asiakirja, vaan sitä pystytään myös hyödyntämään yhdistyksen talouden suunnittelussa. Tilinpäätöksen tarkastelussa kannattaa huomiota kiinnittää erityisesti tase-erittelyihin sekä tuloslaskelman poikkeamiin. Tase-erittelystä kannattaa katsoa tarkasti, että tase sisältää vain sinne kuuluvat asiat. Tuloslaskelman poikkeamissa kannattaa kiinnittää huomiota suuriin poikkeamiin verrattaessa edellisen vuoden vertailutietoihin. Mikäli luvuista löytyy suuria poikkeamia, on hyvä pohtia myös syitä, mistä poikkeamat ovat muodostuneet.
Vertaile budjettiin
Tuloslaskelman analysoinnin jälkeen kannattaa lukuja verrata myös laadittuun budjettiin. Tämän avulla tilinpäätöstä voidaan hyödyntää myös seuraavan tilikauden budjetin laadinnassa. Budjettiin vertaamista helpottaa, jos yhdistyksellä on käytössään kustannuspaikkakohtainen laskenta kirjanpidossa.
Kassavirta-analyysi
Yhdistyksen taloudellinen toiminta on luonteeltaan hyvin kassapainotteista ja rahojen riittävyyttä onkin hyvä seurata tietyin väliajoin. Kassavirta-analyysin avulla yhdistys voi ennustaa rahallista tilannettaan tietyn aikavälin päähän. Kassavirta-analyysissä on olemassa olevien rahavarojen lisäksi hyvä huomioida nykyiset sekä tulevat myyntisaamiset sekä olemassa olevat ostovelat ja tulevat kiinteät kulut. Laskelman avulla voidaan arvioida, mikä yhdistyksen rahallinen tilanne on määritellyn ajan kuluttua. Yllättäviä kuluja tulee toki aina silloin tällöin, mutta kassavirtalaskelmien avulla yhdistys pystyy katsomaan suuntaa, johon kassa on kehittymässä.
Quick ratio
Viimeisenä analyysin välineenä on Quick ration laskeminen. Quick ratio kuvaa yhdistyksen lyhyen aikavälin maksukykyä ja laskentakaava on seuraava: Rahoitusomaisuus/Lyhytaikaiset velat. Mikäli Quick ration tulos jää alle 1:n, ei yhdistyksellä ole laskelman mukaan varaa maksaa pois kaikkia velkojaan lyhyellä aikavälillä.
Viiden kohdan muistilista tilinpäätöksen tarkasteluun:
- Kiinnitä huomiota tase-erittelyihin: Taseen tulee sisältää vain sinne kuuluvat asiat
- Tuloslaskelman tarkastelu: Kiinnitä huomioita isoihin poikkeamiin
- Muista verrata tilinpäätöstä myös vuosibudjettiin (tarkastelua helpottaa kustannuspaikkakohtainen laskenta)
- Kassavirtalaskelmaa kannattaa hyödyntää säännöllisin väliajoin
- Laske Quick ratio: Kuvaa yhdistyksen lyhyen aikavälin maksukykyä
Lue lisää ohjeita tilinpäätöksen laatimiseen tilinpäätöksen muistilistasta.
