Tilinpäätös on vuoden vaihtuessa monelle yritykselle ajankohtainen asia. Tilikaudelta laaditaan tilinpäätös, joka mikro- ja pienyrityksellä sisältää tuloslaskelman ja taseen sekä niiden liitetiedot. Yritysten tilinpäätöksien lähestyessä on hyvä muistella, mitkä asiat sujuvoittavat tilinpäätösaikaa.
Seuraavassa listassa on käsitelty yleisluontoisesti peruselementtejä, jotka yritysten on hyvä huolehtia kuntoon ennen tilinpäätöksen tekemistä. Lista on aina tapauskohtainen ja vaihtelee huomattavasti riippuen siitä, millaista toimintaa yrityksellä on ollut.
Tilinpäätös ja sen valmistautumisen peruspilarit
1. Varasto
Tilikauden lopussa tulee tehdä inventaario varastosta ja keskeneräisistä töistä. Tämä informaatio täytyy olla varastonmuutosta varten. Myös epäkurantit tavarat poistetaan.
2. Omaisuus
Tilinpäätöksessä huomioitavia asioita ovat omaisuuden merkittävimmät muutokset, kuten hankinnat ja luovutukset eri omaisuuserissä. Esimerkkeinä kiinteistöt, koneet, kalusto, korjaukset ja arvopaperit.
3. Arvopaperit ja sijoitukset
Tilinpäätös kertoo yrityksen varallisuudesta kokonaisuudessaan. Tämän vuoksi tilinpäätöksessä tulee tulla ilmi salkkuraportit, tiedot sijoituksista, sijoitussopimukset ja muut arvopapereihin liittyvät tiedot.
4. Arvonalentumiset omaisuudessa
Tilipäätöstiedot kertovat myös omaisuuden arvon. Mikäli jonkin omaisuuserän arvo on merkittävästi alempi kuin kirjanpidossa, on tästä hyvä toimittaa tieto.
5. Maksupääteraportit tilinpäätöspäivältä
Tilinpäätös ilmoittaa ajantasaisen tiedon yrityksen tilanteesta. Tämän vuoksi tilinpäätöspäivältä tulee toimittaa maksupääteraportit.
6. Käteiskassa
Tiedot käteiskassassa olevista varoista tulee toimittaa kirjanpitäjälle tilikauden viimeisen päivän mukaan. Käteiskassa on täsmäytettävä tilikauden viimeiselle päivälle. Muistathan ilmoittaa myös eri summat oikeissa valuutoissa, jos käteiskassa sisältää valuuttaa.
7. Myyntilaskutus
Kaikki vuoden aikana tehdyt työt laskutetaan ja kirjataan viimeistään viimeiselle kuulle ennen tilikauden loppua. Työnteon ajankohta merkitsee, mille tilikaudelle myyntilasku kuuluu. Jos työ on kesken ja sitä ei voida siksi laskuttaa, tulee siitä laatia laskelma tilinpäätökseen (työn osuus ja hankinnat). Tässä ei oteta huomioon katetta tai arvonlisäveroa.
8. Ostolaskut ja kuitit
Ostolaskut ja kuitit tulee toimittaa tilitoimistoon ajoissa tilinpäätöstä varten. On hyvä tarkistaa, että kaikki ostolaskut ovat asiatarkastettuina sähköisessä järjestelmässä.
9. Matkalaskut
Yrityksen matkalaskut täytyy olla maksettuina sekä hyväksyttyinä viimeistään tilikauden viimeisenä päivänä, jotta tilinpäätökseen saadaan ajantasainen tieto.
10. Velat ja vastuut
Tilinpäätöstä varten tarvitaan saldotodistukset veloista, tiedot velkojen muutoksista, akordit sekä maksujärjestelyt yms.
11. Palkkatiedot
Jos itse yritys laskee palkat, palkkatiedot on toimitettava myös kirjanpitäjälle yrityksen tilinpäätöstä varten heti, kun viimeiset palkat tilinpäätökseen on laskettu. Jos raportteja muodostetaan myöhemmin, ei tilanne ole enää tilinpäätöspäivän mukainen. Palkkatiedot sisältävät seuraavat tiedot:
- Lomapalkat
- Jaksotukset
- Vuosi-ilmoitustiedot
12. Vakuudet, vastuusitoumukset, taseen ulkopuoliset järjestelyt
Yrityksen tilinpäätös ja siihen ilmoitettaviin tietoihin kuuluu tiedot taseen ulkopuolisista annetuista vastuista, vakuuksista sekä kiinnityksistä yms.
13. Tieto taseen ulkopuolisista eristä
Tilinpäätöstiedot sisältävät myös tiedot taseen ulkopuolisista eristä. Näitä ovat esimerkiksi:
- Leasingvastuut- ja sopimukset
- Omaisuusmuutokset
- Mahdolliset vahingonkorvaukset
- Mahdolliset merkittävät riitatilanteet ja oikeudenkäynnit
- Yritysjärjestelyt
- Omistajanvaihdokset
- Konsernijärjestelyt
- Osakeannit
- Merkintäoikeudet
14. Osake- ja osakasluettelo
Luettelot on hyvä toimittaa tilinpäätöstä varten, jos tilikauden aikana on ollut esimerkiksi muutoksia tai osakeanteja.
15. Henkilöstön keskimääräinen lukumäärä tilikaudella
Osakeyhtiön tilinpäätös vaatii tilikauden aikaisen henkilöstön lukumäärän.
16. Omistajien palkka tai osinko
Yrityksen omistajien palkoista ja osingoista on hyvä toimittaa tieto kirjanpitäjälle, jos omistaja haluaa tai suunnittelee vielä lisäpalkan tai osingon päätöksiä päättyneelle tilikaudelle.
17. Hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat
Tilintarkastajilla on aina oikeus saada hallituksen kokouspöytäkirjat nähtäväkseen. Lisäksi hallituksen vaihtuessa pöytäkirjat on luovutettava uudelle hallitukselle.
18. Viimeisin verotuspäätös
Tilinpäätöstä varten toimitetaan yrityksen viimeisin verotuspäätös.
Tilinpäätös on laadittava valmiiksi neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, ja tilinpäätöksessä on noudatettava suoriteperustetta, jonka mukaan tavaran tai palvelun luovutuspäivämäärä ratkaisee, mille tilikaudelle tulo tai meno on kirjattava. Lisätietoa tilinpäätöksestä löydät myös Taloushallintoliiton sivuilta.
Yllä oleva lueteltu lista tilinpäätökseen valmistautumisesta ja tärkeistä tiedoista on esimerkinomainen. Näiden kohtien avulla on kuitenkin hyvä selventää, mitä asioita tilinpäätöksessä täytyy ottaa huomioon. Oma kirjanpitäjäsi Rantalaisella pitää huolen siitä, että vaadittavat asiakirjat ja tiedot pyydetään ennakoivasti asiakkaalta ja tilinpäätösaika etenee sujuvasti.
Mikäli haluat lisätietoa tilinpäätökseen liittyvistä asioista jatkossa, tilaa Rantalaisen uutiskirje sähköpostiisi. Uutiskirje julkaistaan kerran kuukaudessa ja pyrimme nostamaan siinä esiin tärkeitä taloushallinnon ja verotuksen aiheita.
