Voiko tekoälyyn luottaa? Miten tekoälyä voi hyödyntää kirjanpidossa jo tänään? Entä miltä näyttää tekoälyn ja kirjanpitäjän välinen työnjako nyt ja tulevaisuudessa? Esittelemme viisi keskeistä näkökulmaa tekoälyn käyttöön kirjanpidossa.
Tätä artikkelia varten on haastateltu suomalaisen ostolaskuautomaation markkinajohtajan FabricAI:n osakasta ja tekoälyjohtajaa Juhani Tolvasta sekä Rantalaisen henkilöstöjohtajaa Noora Jalkasta.
AI, tekoäly, keinoäly… Rakkaalla lapsella on monta nimeä. AI tulee englannin kielen sanoista artificial intelligence, joten suomennokset ovat osuvia.
Tekoälyllä tarkoitetaan tietokonejärjestelmien kykyä suorittaa tehtäviä, jotka vaativat älykkyyttä ja jäljittelevät ihmisen kognitiivisia toimintoja. Tällaisia toimintoja ovat esimerkiksi oppiminen, päättely ja ongelmanratkaisutaidot.
Tekoäly käyttää erilaisia algoritmeja ja menetelmiä, kuten koneoppiminen, tietokonejärjestelmien ohjaamiseen haluttujen älykkäiden toimintojen saavuttamiseksi.
Näin aluksi voi olla hyvä käydä läpi myös nuo kaksi muuta termiä, joista paljon puhutaan tekoälyn yhteydessä.
Algoritmi, koneoppiminen ja tekoäly – mitä eroa niillä on?
Algoritmi on yksinkertaisesti sanottuna automatisoitu toimintaohjelma. Kun tietty ehto täyttyy, niin algoritmi suorittaa määritellyn toiminnon. Tätä käytetään esimerkiksi Facebookissa: kun klikkaat automainosta, saat pian eteesi lisää automainoksia.
Algoritmi voi myös koostua monimutkaisista matemaattisista tai logiikkaan perustuvista yhtälöistä. Monimutkaisuus riippuu pitkälti siitä, kuinka moniulotteisia sen yksittäiset vaiheet ovat ja kuinka monta vaihetta algoritmi tarvitsee toimiakseen.
Koneoppiminen taas on tekoälyn osa-alue, joka mahdollistaa koneen tai järjestelmän oppimisen ja kehittymisen automaattisesti kokemuksen perusteella, Google Cloudin oppimateriaaleissa kerrotaan.
Sen sijaan, että ohjelma olisi tarkkaan ohjelmoitu, koneoppiminen käyttää algoritmeja suuren datamäärän analysointiin, oppimiseen saaduista oivalluksista ja sen perusteella tehtyjen perusteltujen päätösten tekemiseen.
Koneoppimisen algoritmit parantavat suorituskykyä ajan myötä, kun niitä koulutetaan eli altistetaan suuremmalle määrälle dataa. Mitä enemmän dataa käytetään, sitä parempi malli kehittyy.
Toisin sanoen järjestys “pienimmästä suurimpaan” on algoritmi, koneoppiminen ja tekoäly.
Viisi tärkeää näkökulmaa tekoälyn hyödystä kirjanpitoon
Tekoälyn käyttöönotto kirjanpidossa vaatii huolellista suunnittelua, koulutusta ja jatkuvaa seurantaa. Tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät kysymykset on otettava vakavasti, ja yrityksen on varmistettava, että tekoäly toimii oikein ja luotettavasti.
Kun kaikki saadaan kuntoon ja homma käyntiin, avautuu runsaasti mahdollisuuksia.
Tekoäly ei korvaa ihmisiä kirjanpidossa, vaan se toimii ihmisten apuna ja mahdollistaa ennakoivaa, tehokasta sekä tarkkaa toimintaa. Tekoälyn avulla yritykset voivat parantaa ennustettavuuttaan, tehdä parempia päätöksiä ja pysyä kilpailukykyisinä muuttuvassa liiketoimintaympäristössä. Sen hyödyntäminen kirjanpidossa tarjoaa yrityksille mahdollisuuden ottaa askel kohti älykkäämpää ja tehokkaampaa liiketoimintaa.
Tehokkuus ja tarkkuus
Tekoäly pystyy parhaimmillaan rutiininomaisten tehtävien hoitamiseen nopeasti ja virheettömästi. Sen avulla on myös mahdollista vähentää inhimillisten virheiden riskiä, ja samalla vapauttaa aikaa muuhun tärkeään työhön.
– Yksittäisellä kirjanpitäjällä on todella paljon tehtävää. Viranomaisraportointia, tilinpäätöksiä, ja laskuja. Se on mähmäinen kenttä ja vaihtelee yrityskohtaisesti. Me FabricAI:llä autamme tässä yhdessä osassa, ostolaskuissa, joka on iso osa. Ostolaskujen käsittelyyn menee jopa kolmasosa kirjanpitäjän työajasta, Juhani Tolvanen sanoo.
– Autamme kirjanpitäjää tekemään ostolaskun kirjanpidolliset toimenpiteet, joita ovat esimerkiksi ostolaskun tiliöinti, verokäsittely, kustannuspaikkojen lisääminen ja jaksottaminen.
FabricAI:lla on käytännössä kaksi erillistä tekoälyä. Ensimmäinen näistä ennustaa sovittuja asioita, kuten kirjanpidon tiliä tai projektia.
Toinen tekoäly puolestaan pohtii, että “tuleeko kirjanpitäjä enää millään tavoin koskemaan tähän laskuun?”
Jos tekoäly näkee, että kirjanpitäjän ei ole ostolaskuun tarvetta puuttua, niin se ohittaa kirjanpitäjän. Jos lasku taas vaikuttaa epävarmalta, niin se jää kirjanpitäjälle.
– Toiminta rakentuu monen palikan päälle. Suurin osa laskuista on itseohjautuvia, eikä kirjanpitäjän tarvitse niihin puuttua.
Henkilöstöjohtajan näkökulmasta Noora Jalkanen sanoo, että tekoäly voi olla starttivaiheen jälkeen hyvä työkaveri, joka hoitaa puolet kirjanpitäjän rutiinityöstä.
– En näe, että palkanlaskijan tai kirjanpitäjän työt automatisaation ja tekoälyn myötä katoavat. Muutos on hidasta, ja aina tarvitaan ihmisiä tekemään tulkintoja ja päätöksiä eri vaiheissa.
Jalkasen mukaan on ihan hyväkin asia, jos hyvin manuaalisen toistuvan työn määrä työnkuvasta tulee vähentymään.
– Toivottavasti ihan minimiin. Näin ollen mielekkäät ja monipuoliset tehtävät, kuten asiakkaiden tarpeisiin ja kysymyksiin vastaaminen sekä konsultatiivinen tekeminen tulevat korostumaan. Asiakkuussuhteiden ylläpitoon jää enemmän aikaa, Jalkanen pohtii.
Ennustettavuus ja varoitusjärjestelmät
Tekoälyn avulla voi havaita poikkeavuuksia talouden data-analyyseissä, mikä auttaa tunnistamaan mahdolliset riskit ja haasteet jo hyvissä ajoin. Tämä mahdollistaa ennakoivan toiminnan ja myös varoitusjärjestelmien kehittämisen. Niiden avulla yritys voi reagoida nopeasti muuttuviin olosuhteisiin.
Toisaalta kirjanpitäjän tarkka luonne on tässäkin edelleen tarpeen, Jalkanen huomauttaa. Ihminen osaa ehkä paremmin kyseenalaistaa itsensä ja myös koneen.
– Yksittäisen työntekijän pelko voi olla alkuun siinä, että jos järjestelmä tekee virheitä. Se on ihan hyväkin asia, ettei sinisilmäisesti luoteta. Sanoisin, että meillä on etu tässä meidän ammattikunnan tarkkuudessa siitä, että jos olisi merkittäviä poikkeamia, niin työntekijät sellaiset kyllä bongaisivat melko nopeasti, Jalkanen sanoo.
Mutta kokonaisuudessaan Jalkanen uskoo ihmisen ja tekoälyn yhteistyön vähentävän mahdollisten virheiden määrää.
Parempaa päätöksentekoa
Tekoäly tarjoaa yrityksille syvällistä ja reaaliaikaista tietoa, joka auttaa päätöksenteossa. Kirjanpitoon perustuvan data-analyysin avulla voi paljastaa kustannusten, tuottojen ja kannattavuuden suuntauksia. Tämä taas auttaa yritystä tekemään parempia strategisia päätöksiä ja suunnittelemaan tulevaisuuttaan.
Tekoälyn avulla on mahdollista yhdistää monia eri tietolähteitä, saada aikaan 360-näkökulmia ja jatkuvaa reflektiota siitä, miten asiakkaita voidaan palvella paremmin.
Jalkanen näkee kirjanpitäjän työnkuvan muutoksen tukevan parempaa päätöksentekoa
– On jo pidempään puhuttu, että tällä alalla siirrytään enemmän konsulteiksi tai asiakkaan kumppaneiksi tarjoamaan lisäarvoa tuovia huomioita asiakkaan datan pohjalta. Tekoäly on siinä ihan ykkösasemassa. Että ei tehdä vain sitä lakisääteistä suoritetta verottajalle tai tulorekisteriin, vaan olemme enemmän niitä arvokkaita kumppaneita asiakkaalle, Jalkanen sanoo.
Hän toteaa, että tekoäly vähentää rutiinityötä, mutta edelleenkin näkemystä ja kokemusta vaativa tiedon jalostaminen jää työntekijän tehtäväksi. Siitä hyötyy ennen kaikkea päätösten tekijät.
Monilla yrityksillä onkin paljon tietoa asiakkaistaan ja markkinoistaan, mutta sitä tietoa ei tällä hetkellä hyödynnetä muuta kuin kirjanpidollisiin tarkoituksiin. Tämän datan pöyhimiseen tekoäly sopii erittäin hyvin.
Automaatio ja skaalautuvuus
Monet manuaaliset ja toistuvat kirjanpidon tehtävät voidaan automatisoida, mikä säästää aikaa ja resursseja. Tämä voi mahdollistaa myös skaalautuvuuden, kun yritys kasvaa ja sen kirjanpidon tarpeet lisääntyvät.
– Tekoälyn kehityksessä on sanonta, että “all data is the same”, kaikki data on samaa, mikä on periaatteessa totta. Jollekin tasolle pääsee käyttämällä “samaa” tekoälyä esimerkiksi kuviin, musiikkiin tai tekstiin, FabricAI:n Tolvanen huomauttaa.
Tekoäly toimii siis lähtökohtaisesti samalla kaavalla.
– Sitten taas se, että oikeasti luottaa siihen, että sillä pystyy ihmisen ohittamaan, niin se on paljon enemmän kuin pelkkä kissakuvien luominen.
Tolvasen mukaan teknisesti on mahdollista ennustaa mitä vaan, koska tekoälyn arkkitehtuuri ei tiedä, mitä se tekee.
– Se näkee vain numeroita, eikä ota kantaa siihen, että pitäisikö tai voisiko. Sylkee numeroita, kun käsketään.
Siksi myös ihmistä tullaan aina tarvitsemaan.
– Ihmisellä on edelleen arvo. Ihminen ravistelee sinut hereille, että nyt jutellaan tästä asiasta. Pelkkä tekoälyn notifikaatio ei auta, koska sen ohittaa niin helposti.
Uudet uramahdollisuudet
Kirjanpitoalan siirtymisellä yhä enemmän tekoälyn käytön pariin on paljon vaikutuksia alan uramahdollisuuksiin.
– Sovellusten parissa on paljon erityisasiantuntijuuden tehtäviä, jotka varmasti tulevat korostumaan. Meilläkin on eri ohjelmistoihin pääkäyttäjät, jotka ovat erityisasiantuntijoita ja tosi tärkeissä rooleissa, Jalkanen sanoo.
Hänen mukaansa myös koulutuksellisiin tehtäviin tarvitaan paljon väkeä jatkossa.
– Mitä sofistikoituneempia järjestelmiä, sitä enemmän tarvitaan tietoa. Operatiivisen työn tekijät eivät voi kaikkea osata, joten erityisasiantuntijan tehtävät tulevat varmasti kehittymään, Jalkanen sanoo.
Vaikka tekoäly voi automatisoida joitain rutiininomaisia kirjanpidon tehtäviä, se ei tarkoita, että kirjanpitäjän rooli tulisi tarpeettomaksi. Se voikin siis muuttaa työnkuvaa ja tarjota uusia mahdollisuuksia ammatilliseen kehittymiseen.
– Uranäkökulmasta katsottuna meillä on varsin turvallinen tilanne. Pystymme tarjoamaan pitkiä uria ihmisille, joita kiinnostaa esimerkiksi tekoälyn kanssa toimiminen, Jalkanen sanoo.
Lue myös artikkelimme: Innovaatio voi syntyä haasteiden kautta
