Yksi keino taloushallinnon tehostamiseen on ottaa käyttöön todellinen ja lainmukainen olennaisuuden periaate kirjanpidossa. Tässä blogissa lakiekonomi ja Rantalaisen asiantuntijapalveluiden johtaja Heikki Luukkonen käsittelee kirjanpidon ja verotuksen olennaisuutta, ottamatta kantaa kuitenkaan palkanlaskennan olennaisuuteen.
Olennaisuuden periaate kirjanpitolain mukaan
Kirjanpitolain 3 luvun 2 § mukaan:
”Tilinpäätöksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta olennaisuusperiaatteen mukaisesti ottaen huomioon kirjanpitovelvollisen harjoittaman toiminnan laatu ja laajuus.”
Varsinainen olennaisuuden periaate on yleisenä tilinpäätösperiaatteena sisällytetty kirjanpitolain 3 luvun 2 §:
”Tilinpäätöksessä esitettävä seikka on olennainen silloin, kun sen pois jättämisen tai väärin ilmoittamisen voidaan kohtuullisesti odottaa vaikuttavan päätöksiin, joita tiedon käyttäjät tekevät tilinpäätöksen perusteella. Vaikka seikka olisi yksittäisenä epäolennainen, olennaisuuden arviointi tulee kohdistaa kokonaisuuteen, jos samankaltaisia seikkoja on useita.”
Lähtökohtaisesti olennaisesta poikkeamisesta tulisi kertoa tilinpäätöksen liitetiedoissa, ellei asiasta ole muiden lainkohtien tai säädösten perusteella kerrottu. Lainkohdissa on myös muutoin avattu tarkemmin olennaisuutta.
Olennaisuudessa huomioitavat asiat
Olennaisuudessa otetaan huomioon etenkin toiminnan laatu sekä sen laajuus:
- Antaako tilinpäätös olennaisesti oikean ja riittävän kuvan sen käyttäjän ja lukijan kannalta?
- Olisiko seikan poisjättämisellä ollut vaikutusta ulkopuolisen käyttäjän esimerkiksi verottajan, rahoittajan, vakuutusyhtiön, ostajan tai poliisin päätöksentekoon?
Tarkkaa rajaa kirjanpidon ja tilinpäätöksen olennaisuuteen ei voida asettaa. Olennaisuusrajana voisi soveltaa esimerkiksi alkaen noin 1 000 euroa, mutta rajaan vaikuttaa eri tekijät esimerkiksi yrityksen koko, tapahtumien volyymit ja riskit. Esimerkiksi 10 – 20 miljoonaa vaihtavan isotaseisen yhtiön olennaisuusraja ei lähtökohtaisesti ole noin alhainen, vaan se asettuu esimerkiksi 5000 – 10 000 euron välille. Edellä mainitut summat ovat suuntaa antavia ja jokainen tapaus huomioidaan tapauskohtaisesti.
Olennaisuus on tarkempaa, jos yhtiön oma pääoma on tiukalla ja maksukyky uhattuna. Olennaisuusrajasta käydään asiakkaan kanssa keskustelu, jonka pohjalta raja asetetaan. Tätä tavoitetta peilataan lainsäädännön ja oikeuskäytännön vaatimuksiin.
Olennaisuus ja verotus
Verotuksessa olennaisuuteen vaikuttaa se, että muodostaako asia olennaisen verotuksellisen riskin. ”Kokemusperäisesti olen ollut mukana kymmenissä verotarkastuksissa ja satojen eurojen takia ei ole verotusesityksiä kirjattu”, sanoo Luukkonen. Verotarkastuksessa harvemmin puututaan pikkuasioihin. Käytännössä etsitään isompia verottamatta jääneitä asioita, joissa summat alkavat muutamasta tuhannesta eurosta. Verohallinto näyttää soveltavan myös verotarkastuksissa jonkinlaista omaa olennaisuuden periaatetta.
Miksi olennaisuuden periaate on tärkeä
Olennaisuus on olennaisten riskien määrittämistä etukäteen ja niiden ennakoivaa välttämistä. Olennaisuuden voidaan ajatella olevan kompromissi liiallisen tehottoman ja kalliin ”nysväämisen” ja ”leväperäisyyden” välillä.
Sellaisen kirjanpidon laatiminen, jossa kiinnitetään liikaa huomioita pikkuasioihin, saattaa johtaa siihen, ettei nähdä metsää puilta. Tekeminen hukkuu kiireeseen ja pieniin asioihin, jolloin todellinen keskustelu ja olennaisten isojen asioiden oikein hoitaminen jää vajaaksi. Oikein sovellettu olennaisuus lisää kustannustehokkuutta ja vapauttaa yrityksen resursseja ydinliiketoiminnan kehittämiseen ja myynnin lisäämiseen. Asiakkaan näkökulmasta ei ole järkevää pyöriä pikkukuittien ympärillä, sillä kiire voi aiheuttaa esimerkiksi ison diilin menettämisen.
Olennaisuuden toteuttaminen käytännössä
Olennaisuuden periaatteessa olennaiset asiat hoidetaan oikein, jotta tilinpäätös antaa riittävän ja oikean kuvan. Karkeasti voidaan todeta, ettei yksittäisen taksikuitin puuttuminen tai epäoleellisten erien täsmäyttäminen kaada kirjanpidon valmistumista.
Olennaisuus on pienten asioiden nopeaa ja tehokasta niputtamista ja käsittelyä. Näin energia keskitetään todellisiin olennaisiin asioihin ja niiden oikein hoitamiseen, joka pitää sisällään esimerkiksi keskustelun asiakkaan ja tilitoimiston välillä.
Taloushallinnon digitalisaatio ja automatiikka on oiva keino tehostaa ja soveltaa olennaisuutta. Antamalla epäoleelliset rutiinit digitalisaation hoidettavaksi, jätetään aikaa asiakkaan kanssa keskustelulle ja isojen asioiden oikein hoitamiseen. Kirjanpitäjän rooli muuttuu kirjaajasta prosessin seuraajaksi, valvojaksi ja konsultiksi, mikä kääntyy asiakkaan liiketoiminnan hyödyksi.
Olennaisuus kirjanpidossa ja verotuksessa on niin tilitoimiston, asiakkaan kuin yhteiskunnan yhteinen etu.
