Suomessa on moneen muuhun maahan verrattuna rikas kulttuuritarjonta. Tätä selittää osaltaan julkinen tuki, jonka voisi melkein sanoa olevan kulttuurialalla toimivan yhteisön elinehto – tai ainakin kulttuuritarjonta olisi huomattavasti suppeampaa, kuin mitä se nykyisellään on, ilman julkista tukea. Julkinen tuki mahdollistaa monipuolisemman ja laajemman toiminnan, kun muutkin rahoittajat uskaltavat lähteä mukaan tukemaan toimintaa. Myös kulttuurialan toimijan riskinottokyky ja omat panokset usein kasvavat, kun julkinen tukija on osaltaan mukana toiminnan mahdollistajana.
Taloushallinnon ja kustannusseurannan merkitys tukia haettaessa
Asianmukaisesti hoidettu taloushallinto ja kustannusseuranta on tärkeää, kun haetaan tukea tai selvitetään rahoittajalle jo aiemmin saatuja tukia ja avustuksia. Julkisia tukia saavan toimijan on usein panostettava taloushallintoonsa suhteessa enemmän kuin keskimääräisen markkinavoimien ehdoilla toimivan yrityksen. Lakisääteiset raportit eivät nimittäin välttämättä riitä. Tarvitaan kustannuspaikkoja, dimensioita ja seurantakohteita, jotta saadaan raportoitua projektin tai hankkeen hyväksyttävät kustannukset ja tuotot rahoittajalle.
Ajallaan ja oikein hoidettu taloushallinto voi myös omalta osaltaan estää talousvaikeudet, kun poikkeamiin voidaan reagoida ennen kuin on liian myöhäistä. Huolimattomasti hoidettu taloushallinto sekä projektien ja hankkeiden puutteellinen kustannusseuranta voi johtaa avustusten takaisinperintään ja uusien avustusten epäämiseen. Kun rahoitusta ei enää tule, on ikävimmillään edessä konkurssi ja toiminnan päättyminen.
Tukien ja avustusten ehdoissa eroja
Pääsääntö hyväksyttäville kustannuksille on se, että ne ovat aiheutuneet projektista tai hankkeesta sen kestoaikana, ovat tuensaajan kirjanpidossa ja ovat nettomääräisiä sekä arvonlisäverottomia.
Kaikki tuet eivät kuitenkaan ole samanlaisia, vaan tukien ja avustusten ehdoissa ja hyväksyttävissä kustannuksissa on eroja. Tämä tuo haasteita tukien kustannuspaikkaseurannalle, kun toiset rahoittajat hyväksyvät tietynlaisia kustannuksia ja toiset taas eivät. Joskus samaa projektia tukevat useammat eri rahoittajat ja kaikki haluavat omanlaisensa raportin. Hyväksyttävissä laskennallisissa kustannuksissa voi nimittäin olla eroja eri rahoittajien kesken. Esimerkiksi joskus palkkojen sivukulut ilmoitetaan laskennallisena tietyn prosentin mukaan ja joskus taas kirjanpidon toteuman mukaan. Hyväksyttävät laskennalliset prosentit puolestaan vaihtelevat joskus jopa eri tuensaajien kesken, vaikka tukimuoto olisikin sama.
Tuen projektiseuranta mahdollisimman vaivattomaksi
Jotta tuen projektiseuranta hoituisi vaivattomimmin, on hyvä käydä ehdot tarkasti läpi heti tukipäätökseen saatuaan ja miettiä yhdessä taloushallinnon ammattilaisen kanssa, kuinka kirjanpidosta saadaan oikeasisältöinen raportti rahoittajalle annettavaa tukiselvitystä varten. Välillä on tarpeen rakentaa moniportainen kustannusseuranta, jotta kaikkien raporttienlukijoiden tarpeet saadaan tyydytettyä.
Pyri kohdistamaan kustannukset kerralla oikein projektikirjanpitoon. Kustannuspaikkakirjausten korjaaminen jälkikäteen voi olla hyvinkin työlästä esimerkiksi palkkojen tapauksessa, kun sivukulut jakautuvat monelle eri kirjanpidon tilille. Korjauskirjausten takia kirjausketju eli ”Audit trail” pitenee, mikä heikentää taas kustannusseurannan luotettavuutta. Kustannustilitys on aina pystyttävä johtamaan kirjanpidosta! Mitä lyhyempänä tuo kirjausketju pystytään pitämään, sitä luotettavampia raportteja saadaan tuotettua.
Jos projektisuunnitelmaan ja sitä myötä kustannuksiin tulee muutoksia, ole yhteydessä rahoittajaan. Ikävimmässä tapauksessa rahoittaja ei hyväksy jo syntyneitä kustannuksia sitten lopputilitysvaiheessa, kun muutos on jäänyt hyväksyttämättä rahoittajalla, vaan tukea joudutaan palauttamaan.
Muista myös omat seuranta- ja raportointitarpeenne
Älkää myöskään unohtako omia raportointitarpeitanne! Lakisääteiset raportit saa ulos jokaisesta taloushallinnon ohjelmistosta ja raportteja voidaan yleensä räätälöidä tavalla tai toisella rahoittajan tarpeiden lisäksi esimerkiksi yhtiön oman budjettikaavan mukaisesti. Tavassa seurata kustannuksia on eroja ja lakisääteisen tuloslaskelmakaavan mukainen kuluerittely ei sellaisenaan välttämättä vastaa omia tarpeitanne.
Jos omille ja/tai rahoittajaa varten räätälöidyille raporteille on tarvetta, kiinnittäkää huomiota myös taloushallinnon ohjelmiston valintaan. Kaikki ohjelmistot eivät mahdollista raporttipohjien ja vaihtoehtoisten yrityksen sisäiseen käyttöön tarkoitettujen tilikarttojen räätälöintiä. Näissä tapauksissa voidaan kuitenkin usein käyttää jotain ulkoista raportointiohjelmistoa, jonne kirjanpidon lukuja viedään automaation tai siirtotiedoston avulla tuottamaan halutun muotoinen raportti.
Kulttuurialan toimijan muistilista taloushallinnon raportointiin
- Julkinen tuki mahdollistaa monipuolisemman ja laajemman toiminnan
- Lakisääteiset raportit eivät välttämättä aina riitä – tarvitaan kustannuspaikkoja, dimensioita ja seurantakohteita, jotta saadaan raportoitua projektin tai hankkeen hyväksyttävät kustannukset ja tuotot rahoittajalle
- Ajallaan ja oikein hoidettu taloushallinto voi myös omalta osaltaan estää talousvaikeudet
- Kaikki tuet eivät ole samanlaisia, tukien ja avustusten ehdoissa ja hyväksyttävissä kustannuksissa on eroja
- On hyvä miettiä yhdessä taloushallinnon ammattilaisen kanssa, kuinka kirjanpidosta saadaan oikeasisältöinen raportti rahoittajalle annettavaa tukiselvitystä varten
- Kiinnitä huomiota myös taloushallinnon ohjelmiston valintaan
- Älkää unohtako omia raportointitarpeitanne
