Millaista työ talous- ja palkkahallintoalalla on käytännössä ja mitä työtehtäviä työhön sisältyy? Tässä artikkelisarjassa kerromme talous- ja palkkahallinnon eri asiantuntijoiden työstä ja miltä tavallinen työpäivä voi näyttää.
Palkkahallinnon asiantuntijan työpäivä
8.30 työpäivän aloitus
Rantalaisella on käytössä liukuva työaika eli työpäivän voi aloittaa omaan aikatauluun sopivaan aikaan klo 6.00–10.00 välillä. Liukuvan työajan avulla on mahdollista pitää taukoja keskellä työpäivää, esimerkiksi viedäkseen lapset päivähoitoon tai käydäkseen aamulla kuntosalilla.
Rantalaisella töitä voi tehdä joustavasti toimistolla tai etänä. Moni palkkahallinnon asiantuntija tykkääkin hyödyntää etätyömahdollisuutta erityisesti keskittymistä ja tarkkuutta vaativiin tehtäviin, kuten raporttien laatimiseen ja työehtosopimusten tulkintaan. Etätyön tueksi Rantalainen tarjoaa henkilöstölleen mahdollisuuden tilata kotiin sähköpöydän ja ergonomisen työtuolin.
8.30–9.00 päivän suunnittelu ja työtehtävien listaus
Palkkahallinnon asiantuntijan työpäivä alkaa usein päivän suunnittelulla eli päivän työtehtävien listauksella ja sähköpostien läpikäymisellä.
Palkkahallinnossa on tarkat aineistopäivät, joita tulee noudattaa. Oman työn lisäksi myös asiakkaiden tulee pysyä aikatauluissa ja mikäli asiakkaalta ei ole tullut tarvittavia aineistoja eräpäivän lähestyessä, ollaan asiakkaaseen yhteydessä. Proaktiivisuus ja asiakaslähtöisyys ovatkin tärkeä osa työnkuvaa.
9.00–9.15 aamukahvit
Yhteiset kahvihetket ovat tärkeä osa yhteisöllisyyttä monella sekä etänä että toimistoilla. Rantalaisen toimistoilla on tarjolla kahvin ja teen lisäksi pientä purtavaa kuten hedelmiä.
9.15–9.45 yhteydenpito asiakkaan kanssa tai asiakaspalaveriin osallistuminen
Asiakkaiden kanssa ollaan tiiviisti yhteydessä ja tarvittaessa sovitaan palavereita tiettyjen asioiden läpikäyntiin, esimerkiksi asiakkaan palkkahallinnon prosessien tehostamiseen. Isompien asiakkuuksien kanssa on säännölliset palaverit Rantalaisen asiakkuudenhoitomallin mukaisesti. Muuten asiakkaiden kanssa pidetään säännöllisesti yhteyttä sähköpostin ja puhelimen välityksellä.
9.45–9.55 taukojumppa
Rantalaisella panostetaan henkilöstön hyvinvointiin ja henkilöstöetuihin kuuluu Cuckoon taukosovellus, josta löytyy lukuisia lyhyitä taukojumppia ja muita harjoituksia mielen ja kehon hyvinvoinnin edistämiseen. Lisäksi monella toimistolla on erilaisia liikuntavälineitä kuten jumppakeppejä, -palloja ja kuminauhoja, joiden avulla voi venytellä ja liikuttaa kehoa työpäivän aikana.
10.00–11.30 töitä
Palkkahallinnon asiantuntijan työtehtäviin kuuluu mm. raporttien laatimista, työehtosopimusten tulkintaa, eri lakien tulkintaa, asiakkaiden kysymyksiin vastaamista, laskentatyötä ja kuukausittaisten viranomaisraporttien laadintaa ja lähetystä. Asiantuntijaroolissa työskentelyyn kuuluu myös paljon asiakkaiden konsultointia. Palkkahallinnon asiantuntija voi omalla osaamisellaan tukea asiakkaita monissa henkilöstöön ja liiketoiminnan kehittämiseen liittyvissä asioissa.
Palkkahallinnon työssä käytettäviä työkaluja ovat palkkajärjestelmät, joissa itse palkanlaskenta tapahtuu ja työnajanseurantajärjestelmät, joista työajat siirtyvät palkkajärjestelmään sekä Excel. Järjestelmäosaaminen onkin tärkeä osa palkkahallinnon työtä ja oman osaamisen ylläpito ja päivitys on tärkeää. Rantalainen tarjoaa paljon sisäisiä ja ulkoisia koulutuksia, joiden avulla voi ylläpitää omaa osaamista. Omaa osaamista voi kehittää myös suorittamalla PHT-tutkinnon ja siihen sisältyvän koulutuksen, joihin Rantalainen tarjoaa tukea ja palkitsee suoritetusta tutkinnosta.
Rantalaisella palkkahallinnon asiantuntijoiden on myös halutessaan mahdollista erikoistua esimerkiksi tietyn kokoluokan tai toimialan yrityksiin, tiettyyn järjestelmään tai esimerkiksi kansainvälisten asiakkaiden palkanlaskentaan tai HR-osaamiseen.
11.30–12.00 lounas
Useimmat tiimit kokoontuvat vähintään kerran kuussa yhteiselle tiimilounaalle. Muutenkin toimistoilla on aina lounasseuraa tarjolla. Toimistot sijaitsevat keskeisellä sijainnilla ja monen toimiston lähellä on yksi tai useampia lounasravintoloita. Lisäksi toimistoilta löytyy viihtyisät keittiötilat omien eväiden syömiseen.
13.00–14.00 tiimipalaveri
Rantalaisella palkkahallinnon asiantuntijoilla on yleensä viikoittain tiimipalaveri, jossa käydään läpi ajankohtaisia asioita, mahdollisia tulevia sisäisiä ja ulkoisia koulutuksia sekä asiakastilannetta.
Tiimipalaverit pidetään etänä, toimistolla tai hybridinä. Joissain tiimeissä tiimin jäsenet asuvat eri puolella Suomea ja silloin etäpalaverit ovat yleisin käytäntö. Monissa tiimeissä pyritään kuitenkin pitämään yhteinen tiimipäivä toimistolla esimerkiksi kerran kuussa.
Tiimipalaverin lisäksi palkkahallinnon asiantuntijoilla on tiivis yhteydenpito kollegoiden kanssa Teamsin välityksellä. Teamsin kautta voidaan esimerkiksi pallotella asiakastapauksia sekä pyytää ja tarjota apua. Palkkahallinnon työ onkin todella tiimikeskeistä ja työkavereiden kanssa tehdään paljon yhteistyötä, vaikka suuri osa asiakkuuksista hoidetaankin yksin.
14.00–14.15 iltapäiväkahvit
14.15–16.00 töitä
Palkkahallinnon työtahti on suhteellisen tasainen ympäri vuoden, eikä työssä ole erityistä kiireaikaa. Työssä on kuitenkin tiettyä kausivaihtelua, esimerkiksi alkuvuonna on paljon raportteja laadittavana tilinpäätöstä varten ja ennen kesää lomarahat ja -palkat työllistävät tavallista enemmän. Lisäksi asiakkailla on aina tietyt palkanmaksupäivät, jolloin on hieman kiireisempää.
Kiireellisimpinä aikoina työtä helpottavat muun muassa palaverivapaat perjantait ja mahdollisuus tehdä ylitöitä tarpeen mukaan.
Hiljaisimpina aikoina voi keskittyä esimerkiksi erityisraporttipyyntöihin, asiakkaan palkkahallinnon prosessin kehittämiseen ja tehdä siitä ehdotuksen asiakkaalle, oman työskentelyn ja toimintatapojen tehostamiseen ja työkavereiden auttamiseen. Vähemmän kiireisinä aikoina palaverivapaiden perjantaiden avulla perjantai on helppo pitää vapaana halutessaan esimerkiksi kiireaikana kertyneiden saldotuntien pitämiseksi.
16.00–16.30 päivän päättäminen
Loppupäivän työtehtäviin kuuluu usein kevyempiä työtehtäviä, kuten sähköpostien läpikäyntiä ja oman kalenterin päivittämistä sekä päivän työlistan viimeisten asioiden hoitamista.
Rantalaisen tarjoama liukuva työaika auttaa oman työn suunnittelussa. Sen ansiosta voi hoitaa asioita myös työpäivän aikana, esimerkiksi kuljettaa lapset harrastuksiin, viedä lemmikin eläinlääkäriin tai käydä treeneissä. Päivän työtehtävät voi hoitaa loppuun esimerkiksi illemmalla tai tekemällä hieman pidemmän työpäivän joku toinen päivä.
