Business Finlandin rahoituksen raportointiin valmistautuminen on prosessi, joka kannattaa aloittaa heti, kun myönteinen rahoituspäätös on saatu. Huolellinen valmistautuminen auttaa varmistamaan, että raportti täyttää kaikki Business Finlandin vaatimukset ja tarjoaa selkeän kuvan miten projekti on edennyt, mitkä ovat tulokset ja mihin saatuja varoja on käytetty.
Alla on muutamia keskeisiä vaiheita ja huomioita valmistautumiseen:
- Tutustu ohjeisiin etukäteen:
- Käy läpi Business Finlandin toimittamat ohjeet ja vaatimukset raportoinnin sisällöstä, aikatauluista sekä mahdollisista liitteistä.
- Selvitä, onko tietty raportointipohja, jota tulee käyttää, tai tiettyjä kohtia, joita täytyy erityisesti korostaa.
- Huomioi, että erilaisilla rahoitusmuodoilla (onko yritys saanut avustuksen vai lainaa) saattaa olla erilaisia raportointivaateita.
- Projektin edistymisen dokumentointi:
- Varmista, että projektin etenemisestä on pidetty kirjaa (työajanseuranta, tekninen edistyminen, tehdyt toimenpiteet, saavutetut tavoitteet, onko tullut jotain muutoksia alkuperäiseen lähtötilanteeseen nähden (esim. aikatauluihin tai kustannusrakenteeseen) jne.
- Jos rahoituspäätöksessä on hyväksytty palkkakustannuksia, varmista, että projektille työtä tekevät pitävät työajanseurantaa, joka on luotettavasti ja selkeästi kohdistettavissa kyseiselle projektille.
- Valmistele selkeät yhteenvedot kaikista tehdyistä toimenpiteistä ja tuloksista.
- Taloudellinen seuranta /kirjanpidon näkökulma:
- Lähetä rahoituspäätös liitteineen kirjanpitoon ja keskustele kirjanpitäjän kanssa etukäteen siitä, miten seuranta kirjanpidossa on järkevintä toteuttaa ottaen huomioon käytössä oleva kirjanpito-ohjelma. Vaihtoehtoina ovat esimerkiksi oman projektinumeron tai kustannuspaikan perustaminen, jonne toteutuvat kustannukset kohdistetaan ja kirjataan.
- Jos rahoituspäätöksessä on hyväksytty palkkakustannuksia, keskustele palkanlaskijan ja kirjanpitäjän kanssa siitä saadaanko työntekijöiden palkkakustannukset kohdistettua projektille suoraan palkkajärjestelmässä vai vaatiiko tämä erillislaskelmien tekoa. Jos palkkakustannusten kohdistus vaatii erillislaskelmien tekoa, sovi kuka vastaa niiden teosta.
- Varmista, että kustannusten kohdistaminen projektille on selkeästi perusteltavissa ja täyttää rahoitusehtojen vaatimukset.
- Informoi osto-, matka- ja kululaskujen tarkastajia, että he muistavat ilmoittaa laskun tarkastusvaiheessa kulun kohdistumisesta projektille. Näin vältytään turhilta korjauksilta ja lisätyöltä jälkikäteen.
- Huolehdi, että kirjanpitäjällä on kaikki tarvittavat tiedot, jotta kirjaukset kirjanpitoon tulevat oikein. Pyydä tarvittaessa kirjanpitäjältä väliraportteja syntyneistä kustannuksista. Näin mahdolliset virheet tai puutteet saadaan heti korjattua.
- Varmista kirjanpitäjältä, että projektille kirjatuista kustannuksista on helposti löydettävissä tositteet (audit trail).
- Tee selkeä, eritelty kustannusyhteenveto, jossa näkyy, mihin osa-alueisiin rahoitusta on käytetty ja miten se vastaa projektisuunnitelmaa. Kun kirjanpidossa on oma erillinen seuranta projektille (oma projektinumero tai kustannuspaikka) tämä helpottaa kustannusyhteenvedon ja raportin tekemistä sekä lisää raportoinnin luetettavuutta.
- Mahdollisten poikkeamien perusteleminen ja ilmoittaminen:
- Mikäli projekti on edennyt eri tavalla kuin alkuperäisessä suunnitelmassa (esim. aikatauluviivästykset, muuttuneet resurssitarpeet tai muut tekniset/markkinaan liittyvät haasteet), valmistele selkeät perustelut näille muutoksille ja ilmoita niistä Business Finlandille ja varmista etukäteen, että muutokset ovat hyväksyttäviä.
- Projektin tulokset:
- Pohdi, kuinka osoitat projektin tuottaman arvon ja sen synnyttämän lopputuloksen, esim. uudet tuotteet/ palvelut, luodut prototyypit, markkina-analyysit, liiketoimintamallin kehitykset tai muut todennettavat lopputulokset.
- Mahdolliset mitattavissa olevat tulokset (esim. patentointihakemukset, yhteistyökumppanuudet, uudet tuotteet tai palvelut) kannattaa esittää selkeästi.
- Viestinnän merkitys:
- Kirjoita raportti loogiseksi ja selkeäksi kokonaisuudeksi. Käytä otsikoita, luetteloita ja tarvittaessa grafiikkaa ja kuvia ymmärrettävyyden parantamiseksi.
- Varmista, että viittaukset lähdedokumentteihin, liitteisiin ja sopimuksiin ovat helposti löydettävissä.
- Aikataulusuunnittelu:
- Aloita raportin kokoaminen hyvissä ajoin, jotta vältytään kiireeltä ja viime hetken ongelmilta.
- Varaa riittävästi aikaa dokumenttien tarkistamiseen, sisäiseen kommentointiin sekä tarvittavien tietojen täydentämiseen.
Kun panostat huolelliseen ennakkovalmistautumiseen ja laadit raportin selkeäksi, todenmukaiseen tietoon perustuvaksi kokonaisuudeksi, helpotat sekä omaa prosessiasi että muiden projektiin osallistujien ja Business Finlandin työtä.
Rantalaiselta apua yrityksen Business Finland -raportointiin
Rantaiselta saa tarvittaessa apua Business Finland -raportointiin. Asiantuntijamme voivat auttaa mm. kustannuserittelyjen ja kustannusyhteenvedon kanssa. Lisätietoja saat omalta yhteyshenkilöltäsi.
