Erilaiset hinnoittelumallit ja palvelusisällöt voivat vaikeuttaa tilitoimistojen tarjousten vertailua. Taloushallinnon ulkoistaminen ja tilitoimiston valitseminen ovat tärkeitä päätöksiä yritykselle. Taloushallintopalveluiden kilpailuttamisesta ei tarvitse silti tulla yrittäjän painajainen.
Tilitoimistomarkkinointi on ollut perinteisesti luottamuskauppaa. Siihen on kuulunut se, ettei potentiaalisiin asiakkaisiin olla aktiivisesti yhteydessä, jollei asiakas ota itse yhteyttä tilitoimistoon.
– Viime vuosina toimialan myynti ja markkinointi ovat kuitenkin muuttuneet aktiivisemman tarjoamisen suuntaan, kun tilitoimistot ovat siirtyneet samaan markkinatodellisuuteen kuin muutkin toimialat, sanoo johtaja Kimmo Martikainen Rantalaiselta.
Hän pitää silti tärkeänä toimialan kannalta, että tilitoimistot suhtautuvat asiakkaisiinsa reilusti.
– Asiakasyritykset ovat hyvin erilaisia ja kaikki asiakkaat eivät osaa syvällisesti talousasioita. Tilitoimiston pitää kyetä arvioimaan, millaisia palveluja ja talousinformaatiota asiakas tarvitsee, jotta hän ei pety odotuksissaan.
Rantalainen pyrkii palvelujen tuottamisessa kumppanuuteen asiakkaan kanssa. Sitä varten asiakkaan tarpeet kartoitetaan henkilökohtaisessa tapaamisessa ennen tarjouksen tekemistä. Tarjousneuvotteluissa asiakkaalla on myös mahdollisuus tutustua tulevaan kirjanpitäjäänsä ja palkkatoimihenkilöönsä.
Vahvistusta valinnalle
Syynä taloushallintopalveluiden kilpailuttamiseen voi olla pettymys palvelun laatuun tai hintaan. Kimmokkeena voi toimia myös lisääntynyt markkinointi.
Joskus rahoittajat saattavat ohjata yrityksiä asiantuntevammin raportoiviin tilitoimistoihin. Myös pienet vastuuntuntoiset tilitoimistot voivat resurssiensa loppuessa kehottaa kasvavaa asiakastaan vaihtamaan suurempaan toimistoon.
Joillakin yrityksillä konsernisäännöt ja järjestöillä rahoittajat edellyttävät taloushallintopalveluiden kilpailuttamista säännöllisin välein. Lisäksi yritysjärjestelyt, kirjanpidon tai palkanlaskennan ulkoistaminen tai taloushallinnon sähköistäminen voivat johtaa kilpailuttamiseen.
Nykyinen tilitoimisto kannattaa ottaa mukaan tarjouskilpailuun. Yhteistyötä nykyisen palveluntarjoajan kanssa olisi hyvä jatkaa etenkin taloushallinnon sähköistämisen yhteydessä, jos asiakas on ollut tyytyväinen palveluun.
Aikaa kilpailuttamiseen
Tilitoimistojen kilpailuttamiseen kannattaa varata aikaa riittävästi. Mitä isompi muutos on yritykselle, sitä enemmän aikaa tarvitaan.
Tarjousneuvotteluissa asiakkaan olisi hyvä käydä läpi joitakin keskeisiä asioita ainakin otsikkotasolla. Se helpottaa myös tarjousten vertailua.
Tärkein on tulopuoli. Miten myyntilaskutus ja järjestöillä avustusten maksatus hoidetaan niin, ettei mitään jää vahingossakaan veloittamatta?
Muita tärkeitä osa-alueita ovat ostolaskut ja raportointi verottajalle, arvonlisäverot, vuosi-ilmoitukset ja ennakkoverot. Työnantajan on mietittävä myös henkilökunnan palkkojen laskenta ja maksatus. Yrityksen johtamisen kannalta keskeinen työkalu on sisäisen laskennan raportointi.
Oman palvelukokonaisuutensa muodostavat tilinpäätökset ja oheispalvelut, kuten tilitoimiston tarjoama yhtiöoikeudellinen ja veroneuvonta sekä yrityksen kehittämiseen ja omistusjärjestelyihin liittyvä neuvonta.
Taloushallintoa sähköistäessä kannattaa lisäksi selvittää, voiko tilitoimiston käyttämästä taloushallinnon ohjelmistosta rakentaa rajapintoja yrityksen kassa- tai varastojärjestelmään.
– Jos tilitoimisto käyttää suljettua järjestelmää, asiakkaankin on käytettävä sitä, tai hyväksyttävä manuaalisesti tiedonsiirrosta aiheutuvat lisäkustannukset, Martikainen huomauttaa.
Tilitoimistoilla erilaisia hinnoittelumalleja
Rantalaisen konsernijohtaja Antti Rantalainen sanoo, että Rantalainen hyödyntää toiminnassaan ison tilitoimiston mittakaavaedut osaamisessa ja ohjelmistoissa, mutta palvelee asiakkaita paikallisesti ja henkilökohtaisesti yli 1000 asiantuntijan voimin yli 60 toimipaikassa. Tutustu paikallisiin tilitoimistoihin tästä >>
Rantalaisella on käytössä erilaisia hinnoittelumalleja yrityksen koon ja toimialan mukaan. Niistä asiakkaalle pyritään löytämään kustannus-laatu -suhteeltaan paras ratkaisu. Pienillä yrityksillä kirjanpidon perinteinen hinnoittelumalli on ollut yhdistetty tunti- ja vientiveloitus.
Kirjanpitoa voidaan laatia myös muissa kuin kuukauden jaksoissa asiakkaan arvonlisäveron ilmoitusjaksosta riippuen.
Asiakkaan kannattaa selvittää, onko jokin palveluosio tai esimerkiksi myyntilaskujen tekemiseen varattu työkalu kiinteähintainen vai kappalehinnoiteltu. Mitä kiinteämpi hinta on, sitä helpompi kustannuksia on arvioida etukäteen. Kiinteä hinnasto ei kuitenkaan toimi kausiluonteisessa liiketoiminnassa.
Palkkahallinnossa yritykset voivat säästää maksamalla kaikki palkat kerran kuussa. Martikainen sanoo, että tuntipalkkalaisten palkanmaksu kaksi kertaa kuukaudessa on jäänne 1900-luvulta, jolloin ei ollut maksukortteja ja ihmiset tarvitsivat käteistä rahaa elämiseen.
– Useimmat työehtosopimukset mahdollistavat tällaisen paikallisen poikkeaman tuntipalkkalaisten palkanmaksussa, hän sanoo.
Tilitoimiston valitseminen – Huomioi seuraavat asiat:
Tilitoimiston hinta
- Varmista tilitoimiston laskutusperusteista, milloin asiointi tilitoimiston kanssa tulkintaan maksulliseksi konsultoinniksi ja milloin ei.
- Selvitä laskutusperusteista palveluiden kokonaisvuosikustannukset.
- Käyttääkö tilitoimisto takautuvaa laskutusta? Laskutetaanko esimerkiksi tilinpäätöksen yhteydessä takautuvasti koko tilikautta koskevia sähköposti- ja puhelinkeskusteluja?
- Miten paperitositteet hinnoitellaan sähköisessä kirjanpidossa?
- Miten sopimukseen kuulumattomat työt hinnoitellaan?
Palvelu
- Onko yhteyshenkilö tilitoimistossa myynti-ihminen vai voitko asioida suoraan kirjanpitäjän tai palkanlaskijan kanssa? Jos kirjanpitoa tekee useampi ihminen, kuka vastaa kokonaisuudesta
- Millaista raportointia tilitoimisto pystyy tuottamaan? Pystyykö se tekemään yrityksen ohjaamiseen tarvittavaa sisäistä raportointia? Kuinka moniportaisesti tilitoimisto pystyy käsittelemään yrityksen palkkasummaa?
- Riittääkö tilitoimiston osaaminen, jos yritys kasvaa tai siinä tehdään omistusjärjestelyjä? Osaako tilitoimisto tehdä konsernitilinpäätöksen?
- Millaista toimialakohtaista osaamista ja elinkeinoelämän paikallistuntemusta tilitoimistolla on?
Resurssit ja prosessit
- Varmista, että tilitoimistolla on riittävät henkilöstöresurssit ja varamiesjärjestelmät sekä vastuuvakuutukset.
- Onko tilitoimistolla dokumentoidut prosessit? Prosesseja voi arvioida kysymällä, miten tilitoimisto on järjestänyt tietoturvan ja miten se varmistaa ja säilyttää aineistoja.
- Käyttääkö tilitoimisto muillakin toimistoilla käytössä olevaa taloushallinnon ohjelmistoa vai omaa suljettua järjestelmää? Miten yrityksen kassajärjestelmät tai toiminnanohjausjärjestelmät ovat yhdistettävissä tilitoimiston ohjelmaan?
- Kysy myös tilitoimiston referenssiyritysten ja tuttaviesi palvelukokemuksia.
15.9.2015 julkaistun TILIPOSTI & Palkka 3/2015 -lehden artikkeli. Lue TILIPOSTI & Palkka -lehtiämme täällä.
**
Lataa myös Tilitoimiston valinta -opas >>
Kirjoitus pävitetty 7.9.2021
