Liukuva työaika ja työaikapankki ovat molemmat järjestelmiä, jotka tarjoavat työntekijöille joustavuutta työaikojen hallintaan, mutta niillä on erilaiset periaatteet ja toimintatavat. Rantalaisen Ontime-työajanseurantapalveluun on kehitetty kattavat ominaisuudet näiden hyödyntämiseen sekä työnantajan että työntekijän parhaaksi.
Työntekijöiden taustatiedoissa määritellään, onko käytössä liukuma vai työaikapankki tai molemmat. Usein oletuksena on liukuva työaika ja valinnaisena työaikapankki tai ylityöt maksuun. Joissain yrityksissä työaikapankkiin kirjaaminen tai maksettavat ylityöt edellyttävä esihenkilön hyväksyntää. Esihenkilöt tarkistaessaan työaikatapahtumat voivat vielä muuttaa kirjausta, jos esim. saldorajat lähestyvät.
Reaaliaikainen tieto työntekijälle
Työntekijät voivat seurata puhelimesta reaaliaikaisesti omia saldojaan. Jos tulevia saldovapaita on merkitty, niin saldot päivittyvät niiden mukaiseksi. Työntekijällä voi olla samanaikaisesti tunteja liukumasaldossa, työaikapankissa, pekkassaldoissa, lomasaldoissa ja ehkä vielä lomarahavapaina. Kaikki nämä ovat reaaliaikaisesti näkyvissä työntekijän kännykässä ja hän voi joustavasti merkitä kalenteriin vapaita esihenkilölle tarkistettavaksi.
Toisinaan vapaita voi olla kertyneenä paljonkin ja tämä voi tuottaa haasteita työaikajärjestelyihin, kun saldoja lähdetään purkamaan. Tähän tarpeeseen Ontime-palveluun on luotu toimivat ratkaisuja, esimerkiksi hälytyksiä, kun saldorajat ovat lähestymässä.
Miten saldoja Ontime-palvelussa voidaan seurata?
Yleisimmin käytössä oleva apu on esihenkilöiden ”Oma tiimi”-näkymä. Siinä saa yhteen näkymään koottuna kaikkien alaisten työaikatiedot. Siinä näkee miten liukumasaldot ja työaikapankki ovat valittuna aikana muuttuneet, ja mitkä ovat sen hetken saldot.
Hälytykset
Kiitosta on myös saatu saldorajojen hallintaan luoduista hälytyksistä. Liukumasaldoissa usein käytetyt rajat ovat -20 ja +40, joiden rajoissa saldo voi liikkua. Osassa yrityksiä saldorajat voi ylittää ja tästä lähtee esihenkilölle sähköpostiviesti. On myös käytössä hälytysrajat, jolloin Ontime varoittaa saldorajan lähestymisestä viestillä.
Saldorajat
Saldorajat voivat olla kiinteät, jolloin rajat ylittäviä tunteja ei kirjata. On myös käytäntöjä, että rajat voivat ylittyä, mutta esim. kolmen kuukauden tarkastuspisteessä rajat ylittävät saldot leikataan. Myös osa-aikaista työtä tekevät henkilöt voivat hyödyntää sekä liukumia että työaikapankkia. Ontime-palvelussa on ”suunniteltu viikko”-toiminnallisuus, jossa määritellään kunkin viikonpäivän työaika ja sen puitteissa palvelu tunnistaa oletustyöajan muutokset. Toisaalta osa-aikaisilla, joille on määritelty vain viikkotyöaika, mutta työpäivien pituutta ja säännöllisyyttä ei ole määritelty, liukuvan työajan leimaus toimii vaivattomana tapana seurata viikkotyöajan toteutumista.
Työajankäsittelysäännöt
Ontime-palvelussa on monipuoliset mahdollisuudet luoda erilaisia työajankäsittelysääntöjä. Työaika voidaan määritellä pyöristettäväksi alkamaan tiettynä ajankohtana riippumatta leimausajankohdasta tai voidaan rajata, että esim. ennen klo 07 ei voi aloittaa liukumaa tai sitä ei voi jatkaa klo 18 jälkeen. Ontime muokataan aina kunkin yrityksen vallitseviin käytäntöihin ja samalla huolehditaan, että kaikkia työntekijöitä kohdellaan tasapuolisesti työaikojen osalta.
Yhdistelmäratkaisut yrityksen tarpeisiin
Ontime-palvelu mahdollistaa myös erilaiset liukumien, työaikapankin ja maksettavien ylitöiden yhdistelmät. Näitä yhdistelmiä ovat esimerkiksi:
- Perustunnit ylityöstä työaikapankkiin, ylityö korotukset maksuun
- Perustunnit ylityöstä työaikapankkiin, korotukset maksuun kokonaisuudessaan, myös muut kuin prosentuaaliset ylityöt mahdollisia
- Pankkiin korotuksineen, esim. 2 tunnin ylityöstä työaikapankkiin kertyy 3 tuntia
- Perusosa työaikapankkiin, korotusosa ei mene pankkiin eikä maksuun, eli käyttäytyy kuin liukuma. Usein esim. tuntipalkkaisten ”liukuma”
- Sunnuntai- ja viikkolepokorvaus + prosenttiperusteiset tuntimääräiset lisät saa menemään maksuun tai haluttaessa työaikapankkiin
Ota yhteyttä
Jos työajanseurannan kehittäminen on yrityksessänne ajankohtaista, niin autamme mielellään eteenpäin. Kokemusta Ontime-tiimissä on kertynyt jo yli 300 yrityksen tarpeisiin paneutumisesta.
Petri Pekki
liiketoimintajohtaja, Ontime
0400 768 801
petri.pekki@rantalainen.fi
Lisätietoja palvelusta osoitteessa www.ontime365.fi
