Yhtiön taloutta voi seurata kirjanpidossa monella eri tapaa. Ulkoinen laskenta asettaa tietyt rajat ja säännöt lainsäädännön taholta, mutta sisäisen laskennan puolella mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja on runsaasti. Kustannuspaikkaseuranta on yksi sisäinen laskennan työkalu tai sisäisen laskennan apuväline, jolla saadaan selville tietyn seurantakohteen kannattavuus (esimerkiksi toimipisteen tai liiketoiminta-alueen) ja pystytään seuraamaan ja hallitsemaan kustannuksia.
Kustannuspaikkaseurannan avulla pystytään seuraamaan tarkasti ja yksityiskohtaisesti onko yhtiön toiminta kaikilta osin kannattavaa vai onko yhtiön toiminnassa kannattamattomia tai tehottomia osia, joita pitää tervehdyttää tai mahdollisesti lopettaa. Tervehdyttäminen tai kannattamattoman osa-alueen lopettaminen parantaa yhtiön kokonaiskannattavuutta ja siten yhtiön arvoa ja voitonjakokykyä omistajilleen.
Yhtiöllä voi olla käytössä useampi seurantataso samaan aikaan eli samalle tulolle tai kululle voi kohdistaa samanaikaisesti useamman eri dimension, joista kustannuspaikka on yksi. Samaa tuloa tai kulua voi seurata sisäisen laskennan puolella useasta eri näkökulmasta. Sama kustannus voi kohdistua tietylle yhtiön osastolle kuten markkinointiosastolle, tietylle maantieteelliselle alueelle kuten Etelä-Suomeen ja tietylle hankkeelle kuten uuden tuotteen lanseeraus.
Kustannuspaikkaseurannat hyödyt
Kustannuspaikkaseuranta on tarpeen ja tärkeää monista syistä. Kustannuspaikkaseuranta auttaa yhtiön johtoa:
- hallitsemaan tehostetusti kustannuksiaan, havaitsemaan mahdolliset budjettiylitykset ja määrittelemään mitkä osastot, projektit tai osa-alueet aiheuttavat eniten kustannuksia ja miksi.
- päätöksenteossa tarjoamalla tarkkaa yksityiskohtaista tietoa ja mahdollistamalla eri osastojen, toimintojen, alueiden tai projektien vertailun ja suorituskyvyn mittaamisen. Kustannuspaikkaseuranta parantaa päätöksentekoa ja auttaa havaitsemaan, jos jokin yhtiön osa-alue on kannattamaton, vaatii tervehdyttämistä ja edellyttää kustannusten karsimista.
- tuomalla läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta, lisäämällä luotettavuutta, kun tulot ja kustannukset ovat tarkasti seurattavissa.
- parantamalla raportointia ja analysointia. Joskus myös ulkoinen sidosryhmä kuten rahoittaja voi vaatia kustannuspaikkakohtaisia raportteja rahoittamaansa hankkeeseen tai projektiin liittyen.
Milloin kustannuspaikkaseuranta on tarpeen?
Kustannuspaikkaseuranta on tarpeen:
- jos yhtiöllä on useampi eri osasto. Tällöin osastokohtainen seuranta on kulujen hallittavuuden kannalta tärkeää.
- jos yhtiöllä on projektiluonteista toimintaa kuten rakennusliikkeet, joilla on useampi eri työmaa. Kustannuspaikkaseuranta auttaa tällöin selvittämään eri projektien/työmaiden kannattavuuden ja havaitsemaan ajoissa, jos kustannukset ylittävät projektikohtaisen budjetin.
- jos yhtiöllä on useampi eri toimipiste tai useampi eri liiketoiminta-alue. Kustannuspaikkaseurannan avulla pystytään seuraamaan liiketapahtumia toimipistekohtaisesti / liiketoiminta-alueittain ja havaitsemaan ajoissa, jos jonkin toimipisteen tai liiketoiminta-alueen kannattavuus laskee ja mahdollistaa nopean tilanteeseen puuttumisen.
Esimerkki: Jos yhtiöllä on vain yksi toimipiste ja harjoittaa vain yhtä liiketoimintaa niin tällöin kustannuspaikkaseuranta ei ole tarpeen eikä tuo lisäarvoa yhtiölle. Esimerkiksi kampaamoyrittäjä, jolla on vain yksi toimipiste ja harjoittaa vain kampaamopalveluita ei tarvitse kirjanpidossaan kustannuspaikkaseurantaa. Tilanne olisi toinen, jos samalla yrittäjällä on useampi eri kampaamo usealla paikkakunnalla ja harjoittaa samoissa tiloissa kampaamopalveluiden lisäksi kosmetologipalveluita. Tällöin kustannuspaikkaseuranta on tarpeen sekä toimipistekohtaisesti että liiketoiminta-alueittain ja tuo lisäarvoa raportoinnille ja päätöksenteolle.
Kustannuspaikkaseuranta on olennainen sisäisen laskennan apuväline, jonka avulla yhtiön johto pystyy tunnistaa tehottomuudet ja puuttumaan niihin, mikä taas parantaa kokonaiskannattavuutta ja kasvattaa yhtiön arvoa. Kun yhtiön tarvitsee hallita ja raportoida kustannuksiaan tarkasti ja läpinäkyvästi, kustannuspaikkaseuranta kirjanpidossa on tähän oiva työkalu.
