Viimeisen vuoden aikana tapahtunut kehityssuunta järjestöjen taloushallinnon ja jäsenrekisterin integroinnissa on tuonut uusia mahdollisuuksia järjestöjen arjen toimintaan.
Taloushallintopalveluita tarjoava Rantalainen ja järjestöjen sähköisiin palveluihin keskittyvä Avoine ovat toteuttaneet useita onnistuneita projekteja taloushallinnon ja jäsenrekisterien yhdistämisessä, joiden myötä järjestöissä ollaan saavutettu uudenlaista tehokkuutta sekä kustannussäästöjä. Näissä projekteissa on integroitu Rantalaisen tarjoama taloushallinto-ohjelmisto Netvisor ja Avoinen Sense-jäsenrekisteri.
Netvisorin ja Sense-rekisterin välinen integraatio luo uusia ulottuvuuksia järjestölle, kun tiedonkulku on saumatonta.
– Viimeisen parin vuoden aikana on tullut esille, että integraation voi tehdä näin syvällisesti ja monipuolisesti. Eli ei ole pelkästään kaksi erillistä komponenttia, jotka keskustelevat, vaan mennään ihan täyteen tietojen linkittävyyteen eli aitoon integrointiin, Rantalaisen sovellusasiantuntija Kuisma Puurunen kertoo.
Eroon päällekkäisistä prosesseista
Yksi keskeisimmistä integroinnin eduista järjestölle on tiedon reaaliaikaisuus. Kun järjestön taloushallinto ja jäsenrekisteri integroidaan, tiedonkulusta tulee täysin automaattista ja vaivatonta.
Toinen suuri helpotus järjestön arkeen on manuaalisen työn vähentyminen. Enää järjestön toimihenkilöiden työaika ei kulu erilaisten tietojen ja Excel-taulukoiden siirtämiseen järjestelmästä toiseen. Netvisor-ohjelmiston ja Sense-rekisterin välillä kaikki uudet asiakkaat, jäsenet sekä laskut ja suoritukset siirtyvät automaattisesti ohjelmistojen välillä. Tämän vuoksi järjestöjen toimihenkilöiden manuaalisen työn määrä vähenee. Tiedot siirtyvät automaattisina prosesseina eteenpäin ja samalla inhimillisiä virheitä ei pääse syntymään.
– Nyt kun järjestelmät on yhdistetty, niin tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen. Esimerkiksi osoitetietojen päivitys on pahimmillaan tehty niin, että ne päivitetään erikseen jäsenrekisteriin sekä taloushallinnon järjestelmään. Nyt se tehdään vain yhteen paikkaan, Avoinen projektipäällikkö Anne Pousi toteaa.
Miten lähteä liikkeelle?
Ensimmäinen askel kohti taloushallinnon ja jäsenrekisterin yhdistämistä on nykytilanteen kartoitus; mitä järjestelmiä tällä hetkellä käytetään ja onko näiden välille mahdollista rakentaa integraatiota. Järjestöllä jää enemmän aikaa ydintoimintaan, kun arjen tueksi löydetään sopivat järjestelmät ja niiden välille luodaan aito, syvällinen yhteys, jossa tiedot linkittyvät täysin toisiinsa.
Mikäli olemassa olevat järjestelmät eivät integraatioon taivu, kannattaa tutkia mitä muita sellaisia järjestelmiä on olemassa, joiden välille se olisi mahdollista toteuttaa. Kartoitustyötä tehdessä järjestö saa myös erittäin hyödyllistä tietoa siitä, mitä ei välttämättä kannata tehdä ja mikä ylipäätään on mahdollista. Rantalainen ja Avoine ovat tehneet menestyksekkäästi taloushallinnon ja jäsenrekistereiden yhdistämisprosesseja ja näiden pohjalta osaavat auttaa myös nykytilan kartoituksessa.
Kirjoituksessa esitetyistä jäsenrekisterin ja taloushallinnon yhdistämisen hyödyistä ovat kertoneet Rantalaisen sovellusasiantuntija Kuisma Puurunen ja Avoinen projektipäällikkö Anne Pousi. Molemmilla on vahva kokemus erilaisten järjestöjen sähköisten prosessien yhdistämisestä.
Haluaisitko kuulla lisää? Lisätietoa aiheesta antaa Rantalaisen sovellusasiantuntija Kuisma Puurunen (kuisma.puurunen@rantalainen.fi, puh. 010 321 6713) ja Avoinen myyntipäällikkö Mikko Mantere (mikko.mantere@avoine.fi, puh. 0400 200 505). Voit lukea lisää Avoinesta myös heidän verkkosivuiltaan.
