Kokemuksia: Etelä-Vantaan Urheilijat
Taloushallinnon modernisointi auttoi Etelä-Vantaan Urheilijat Tähtiseuraksi
Etelä-Vantaan Urheilijat (EVU) on 1969 perustettu vantaalainen jääkiekkoseura. Seurassa on noin 700 jäsentä ja sen missiona on tarjota jokaiselle lapselle ja nuorelle mahdollisuus tavoitella unelmiaan erinomaisessa jääkiekon kasvattajaseurassa – huipulle tähdäten tai rennosti harrastaen. EVU:n ja Rantalaisen yhteistyö alkoi 2019 ja seura on sen jälkeen siirtynyt Rantalaisen asiantuntijoiden avustamana sähköiseen taloushallintoon ja yhden pankkitilin malliin.
Alkusysäys muutokseen
EVU:n hallitus päätti keväällä 2019 uudistaa seuran taloushallintoa. Kyseessä oli osa laajempaa seuratoiminnan kehittämissuunnitelmaa Suomen Olympiakomitean Tähtiseura -laatuohjelman mukaisesti.
-Rantalaiseen päädyimme koska halusimme löytää luotettavan kumppanin, jolla on kokemusta urheiluseurojen taloushallinnon hoitamisesta. Seuramme tärkeisiin arvoihin kuuluu lisäksi paikallisuus, joten halusimme myös paikallisen toimijan, kertoo EVU:n toiminnanjohtaja Miia Murole.
Taloushallinto perinnemallista nykyaikaan
Taloushallinnon hoitamisen malli oli EVU:ssa aiemmin hyvin perinteinen. Jokaisella joukkueella oli oma pankkitilinsä ja paperilaskut pyörivät mapeissa. Taloushallinnon uudistus tehtiin käytännössä kahden tilikauden aikana. Ensimmäisenä vuonna ”perinnemallista” siirryttiin sähköiseen kirjanpitoon ja toisena vuonna otettiin käyttöön yhden tilin malli. EVU sai muutokseen vahvaa tukea tuoreelta kumppaniltaan.
-Jo ensimmäisissä suunnittelupalavereissa Rantalaisen puolelta oli hyvä kattaus asiantuntemusta niin kirjanpidon, palkanlaskennan kuin järjestelmäosaamisenkin puolelta, Murole toteaa.
Miten yhden tilin malli näkyy vapaaehtoisten arjessa
Seuran vapaaehtoiset suhtautuivat taloushallinnon sähköistämiseen erittäin positiivisesti, mutta yhden tilin mallissa oli toiminnanjohtajan mukaan hieman enemmän sulateltavaa.
-Lopulta sekin sujui todella hyvin, kun painotimme, että isommissakin organisaatioissa on usein käytössä yksi pankkitili ja eri osastoja (tässä tapauksessa joukkueita) voidaan seurata kustannuspaikoittain, Murole kertoo.
Taloushallinnon modernisointi näkyy selkeästi EVU:n nykytoiminnassa.
– Onhan tämä tuonut valtavasti: raportointi on ajantasaista, jolloin esimerkiksi seuran hallituksen kokouksiin on mahdollista toimittaa selkeät ja reaaliaikaiset tiedot taloustilanteesta, Murole toteaa ja jatkaa:
– Tällöin taloushallinto on lisäksi läpinäkyvää, nykyaikaista ja ammattimaista. Sähköisten järjestelmien myötä koko seuran taloushallinnon voi nyt hahmottaa paremmin. Eräs joukkueemme talousvastaava totesikin, ettei enää kaipaa paperia eikä mappeja, sillä nyt on kirjanpito koko ajan taskussa mukana.
Olympiakomitean Tähtiseuraksi
EVU:ssa ollaan erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön Rantalaisen kanssa.
-Asiakas on tyytyväinen silloin kun yhteistyö on sujuvaa ja luotettavaa. Tärkeää on myös palvelualttius ja huolenpito. Sitä me olemme mielestäni saaneet, Murole vakuuttaa.
Loppuvuodesta 2020 seura saavutti myös merkittävän tunnustuksen, kun Suomen Olympiakomitea myönsi EVU:lle Tähtiseura-luokituksen osoituksena modernista ja ketterästä toimintatavasta.
Murole uskoo taloushallinnon uudistamisen yhdessä Rantalaisen kanssa olleen yksi saavutuksen ratkaisseista valttikorteista ja korostaa osa-alueen (taloushallinnon) suurta merkitystä seuratoiminnassa yleensäkin.
-Se lisää luotettavuutta, ammattimaisuutta ja selkeyttä. Urheilutoimintaakin on paljon helpompi kehittää, kun meillä on taloushallinnon raamit, joihin voimme luottaa. Se ei ole minkäänlainen irrallinen saareke, vaan helpottaa koko seuran johtamista, Miia Murole painottaa.
